Sprechzeiten

Was dieses Plugin macht

Mit Sprechzeiten bieten Personen Zeit für Gespräche an — regelmäßige Sprechzeiten, einen einzelnen Tag oder einen Link zu einer externen Buchungsseite —, und eingeladene oder berechtigte Personen vereinbaren einen Sprechstundentermin. Der Termin erscheint in beiden Moodle-Kalendern; Bestätigungen, Erinnerungen und Absagen kommen als Moodle-Mitteilungen. Sprechzeiten sind personenbezogen: Sie pflegen eine Sprechzeit und entscheiden, wer sie sieht.

Für wen ist es

Zeit anbieten kann, wer in mindestens einem Kurs die Host-Fähigkeit hat (standardmäßig Lehrende ohne und mit Bearbeitungsrecht sowie die Moodle-Rolle Manager); dieses Handbuch nennt diese Personen Host. Vereinbaren kann jede angemeldete Person.

Kernkonzepte

• Verfügbarkeit — regelmäßige Sprechzeiten (Wöchentlich), ein Einzelner Tag oder ein Externer Buchungslink.
• Zeitfenster — eine konkrete buchbare Zeit aus einer internen Verfügbarkeit.
• Einladung — eine gezielte Aufforderung, eine Zeit zu wählen oder einen externen Dienst zu nutzen.
• Sprechstundentermin — der Datensatz, der bei der Buchung eines internen Zeitfensters entsteht. Er erscheint in den Moodle-Kalendern beider Personen.
• Sichtbarkeit — wer die Zeit eines Hosts sehen und buchen darf: Nur eingeladene Personen, Lernende ausgewählter Kurse, Mitglieder einer Zielgruppe, Meine Berichtslinie oder Alle auf dieser Website (nur wenn die Website das erlaubt).

Abläufe nach Rolle

Trainer/in: Sprechzeiten oder einen externen Buchungslink anbieten

1. Öffnen Sie Sprechzeiten in der Hauptnavigation (Hosts öffnen den Eintrag über den Launcher) und wählen Sie den Reiter Sprechzeiten.
2. Wählen Sie Sprechzeiten anlegen (Plus-Symbol in der Kopfzeile).
3. Geben Sie Titel, Regel (Wöchentlich, Einzelner Tag oder Externer Buchungslink), Zeiten, Dauer des Sprechstundentermins (Minuten), Kapazität, Buchungsmodus, Sichtbarkeit und Ortstyp (Ort, Link, BigBlueButton-Raum, Raum oder Externer Buchungslink) an.
4. Für einen externen Dienst wählen Sie Externer Buchungslink und tragen die HTTPS-Adresse ein. Dadurch entstehen keine Moodle-Zeitfenster.
5. Speichern Sie. Bei internen Sprechzeiten können Sie unter Zeitfenster verwalten einzelne Zeiten mit Zeitfenster sperren bzw. Zeitfenster freigeben steuern; Pausieren blendet freie Zeiten aus, ohne etwas abzusagen, Fortsetzen zeigt sie wieder.

Trainer/in: Personen einladen

1. Wählen Sie in der Bereichsnavigation Sprechstundentermine anbieten.
2. Sprechzeiten auswählen oder stattdessen bis zu drei einzelne Zeitfenster angeben.
3. Mit Personen suchen eine oder mehrere berechtigte Personen auswählen, die Einladungsvorlage und den Ablauf der Einladung (Tage) festlegen.
4. Klicken Sie auf Einladungen senden. Jede Person erhält eine Mitteilung mit Buchungslink; bei gemeinsam angebotenen Zeiten gilt die erste Buchung.

Bei einer externen Verfügbarkeit öffnet der Buchungslink die externe Seite. Hat die Person dort gebucht, öffnen Sie Sprechzeiten und wählen bei der Einladung Extern gebucht markieren. Dadurch ändert sich nur der Einladungsstatus; der externe Dienst bleibt für die Buchung verantwortlich.

Trainer/in: Ergebnis erfassen

1. Öffnen Sie Meine Sprechstundentermine und nach Beginn des Termins den Abschnitt Sprechstundentermine zu prüfen.
2. Wählen Sie Ergebnis erfassen, dann Hat stattgefunden oder Nicht erschienen, und tragen Sie optional eine Private Notiz (nur für Sie sichtbar) ein.
3. Stammt die Einladung aus einem Kurs, sind Moodle-Notizen aktiviert und dürfen Sie dort Notizen verwalten, können Sie Diese Notiz zusätzlich in die Kursnotizen übernehmen, die für berechtigte Kursteilnehmende sichtbar sind wählen. Derselbe Text wird dann zusätzlich als Moodle-Kursnotiz gespeichert und folgt deren Sichtbarkeit; nur die Kopie in Sprechzeiten bleibt privat.

Trainer/in: Einen Sprechstundentermin absagen

1. Öffnen Sie Meine Sprechstundentermine; Ihre Termine stehen unter Ihre angebotenen Sprechstundentermine.
2. Tragen Sie optional eine Begründung für Absage oder Änderung (optional) ein und klicken Sie auf Absagen. Die teilnehmende Person erhält die Begründung mit der Absage.

Hosts können jederzeit absagen.

Lernende: Eine Zeit vereinbaren oder eine Einladung ablehnen

1. Öffnen Sie Sprechzeiten in der Hauptnavigation (unter Lernen) oder folgen Sie dem Link in der Einladung.
2. Klicken Sie unter Offene Einladungen auf eine der angebotenen Zeiten, um sie zu buchen — oder auf Einladung ablehnen.
3. Bietet Ihnen ein Host ohne Einladung Zeit an, öffnen Sie im Profil des Hosts (Abschnitt Sprechzeiten) Sprechstundentermin vereinbaren und klicken auf eine Zeit.
4. Bei einer externen Einladung folgen Sie dem Link in der Mitteilung und buchen dort; der Host markiert die Einladung anschließend als extern gebucht.

Lernende: Einen Sprechstundentermin absagen

1. Öffnen Sie Meine Sprechstundentermine; Ihre Buchungen stehen unter Kommende Sprechstundentermine.
2. Tragen Sie optional eine Begründung ein und klicken Sie auf Absagen. Absagen ist bis zur eingestellten Absagefrist vor Beginn möglich; danach wenden Sie sich an den Host.

Plattform-Administration: Nachrichtenvorlagen pflegen

1. Öffnen Sie die Vorlagenseite unter /local/lernhive_appointments/templates.php.
2. Legen Sie eine Vorlage mit Name, Nachrichtenart, Betreff und Nachrichtentext an oder bearbeiten Sie sie. Websitevorlagen stehen allen Hosts zur Verfügung; Hosts können auf derselben Seite eigene Vorlagen pflegen.

Relevante Einstellungen

Alle Einstellungen liegen unter Website-Administration → Plugins → Lokale Plugins → Sprechzeiten und gehören dem Site-Administrator:

Grenzen

• Sprechzeiten verwaltet keine Buchungen in externen Diensten; der Host bestätigt den externen Status manuell.
• Externe Sprechzeiten erzeugen keinen Sprechstundentermin in Moodle, kein Zeitfenster, keinen Kalendereintrag und keine Erinnerung.
• Verschieben oder Umbuchen hat noch keine Schaltfläche; sagen Sie ab und buchen Sie eine neue Zeit.
• Die Buchungsschaltflächen fragen kein Anliegen ab, und beim Ablehnen wird keine Begründung abgefragt.
• Die Vorlagenseite ist von den übrigen Seiten noch nicht verlinkt; öffnen Sie sie über ihre Adresse.
• BigBlueButton-Räume müssen für den Host sichtbar sein; Teilnehmende sehen den Link nur, wenn sie auf die Aktivität zugreifen dürfen.
• Räume aus dem Seminarmanagement sind optionale Nur-Anzeige-Verweise; Sprechzeiten reserviert keine Räume und prüft keine Raumkonflikte.
• Keine Wartelisten, Preise, Terminserien oder Synchronisation externer Kalender.

Fehlerbehebung

Screenshots

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