LernHive Zertifikate

Was dieses Plugin macht

Datenschutz und gültige Zertifizierungen

Bei einem Moodle-Datenschutz-Löschantrag bleibt eine aktuell gültige Zertifizierung als dokumentierte Löschausnahme erhalten, weil sie weiterhin als Nachweis benötigt wird. Nach Ablauf oder Widerruf greift die normale Löschung einschließlich der erzeugten Dateien.

Der Bereich Zertifikate gibt LernHive eine klare Antwort auf Nachweis- und Rezertifizierungsfragen: Wer hält eine Zertifizierung, wann wurde sie vergeben, wann läuft sie ab, und was muss als Nächstes für die Verlängerung passieren? Die Gültigkeit bleibt für Lernende sichtbar und für Administratoren steuerbar.

Für wen ist es

Der Zugriff ist Capability-basiert: Verwaltungsabläufe erfordern local/lernhive_certify:manage (standardmäßig dem Archetyp manager und damit der Moodle-Rolle Manager zugewiesen); die Team-Ansichten erfordern local/lernhive_certify:viewreports, begrenzt auf die Orgchart-Berichtslinie; Lernenden-Ansichten erfordern local/lernhive_certify:view (alle angemeldeten Nutzer/innen).

So finden Sie sich zurecht

Der Bereich Zertifikate ist die Fachoberfläche für Verwaltung und Führungskräfte. Ihre eigenen Zertifikate finden Sie nicht hier, sondern in Ihrem Dashboard unter „Mein Lernen" — im Abschnitt Meine Zertifikate. Die Reiterleiste oben zeigt nur, was Sie auch dürfen:

Seltener genutzte Verwaltungsflächen liegen hinter dem Zahnrad oben rechts: Zusatzfelder, die Übersicht der Zuweisungsquellen und der Historie-Import. Auswertungen erreichen Sie über das Diagramm-Symbol in der Team-Ansicht. Der Eintrag Zertifikate (Hauptnavigation Lernen; wer Zertifikate verwaltet oder auswertet, öffnet ihn über den Launcher) bringt Sie automatisch dorthin, wo Sie arbeiten — Lernende zu „Meine Zertifizierungen“, Administratoren zu „Verwalten".

Kernkonzepte

Zertifizierung

Eine wiederverwendbare Vorlage wie „Erste Hilfe", „Datenschutz" oder „Staplerschein". Die Vorlage definiert, was die Zertifizierung ist und wie die Verlängerung funktioniert.

Zuweisung

Die langlebige Beziehung zwischen einer Person und einer Zertifizierung. Eine Person kann dieselbe Zuweisung über mehrere Rezertifizierungszyklen hinweg behalten.

Periode

Ein Gültigkeitsfenster einer Zertifizierung. Eine Periode hat einen Start, ein Fälligkeitsdatum, ein Enddatum und einen Abschlussstatus. Eine Rezertifizierung erzeugt eine neue Periode, statt die alte zu bearbeiten.

Rezertifizierungslogik

Der Bereich Zertifikate ist um Rezertifizierungszyklen herum gebaut:

• eine Zertifizierung kann einen initialen Pfad und einen Rezertifizierungspfad haben
• Erinnerungen können vor dem Ablauf geplant werden
• ein neuer Rezertifizierungszyklus erzeugt eine neue Periode, statt die Historie zu überschreiben
• wer das Rezertifizierungsziel bis zum Ende des Rezertifizierungsfensters erneut abschließt, erhält die neue Periode und ist sofort wieder gültig zertifiziert; ohne erneuten Abschluss werden das Fenster und die vorherige Periode am Fensterende widerrufen
• wer das Ziel nach einem solchen Verfall erneut abschließt, beginnt eine neue Zertifizierung, in jedem Rezertifizierungszyklus
• eine befristete Gültigkeit kann vergeben werden, wenn ein Papiernachweis vorliegt, der digitale Eintrag aber noch aussteht

Das hält den Audit-Trail sauber und vereinfacht die Berichte.

Abläufe nach Rolle

Plattform-Administration: eine Zertifizierungsvorlage anlegen

1. Öffnen Sie im Launcher Zertifikate (oder Website-Administration → Plugins → Lokale Plugins → LernHive Zertifikate öffnen) und wechseln Sie auf den Reiter Verwalten.
2. Klicken Sie auf Zertifizierung anlegen.
3. Geben Sie Titel, Beschreibung und Kennung ein.
4. Wählen Sie den Ziel-Lernpfad oder -Kurs, der zum Erwerb führt.
5. Definieren Sie den Gültigkeitszyklus und das Rezertifizierungs-Timing unter der Überschrift Gültigkeit & Rezertifizierung. Die drei Dauer-Auswahlfelder — Gültigkeitsdauer, Rezertifizierungsfenster und Vorlauf Ablauf-Erinnerung — nehmen jeweils eine Zahl und eine Einheit an (zum Beispiel 30 Tage) statt roher Sekunden. Ein Hinweisfeld im Formular erklärt die drei Fristen und nennt ein Beispiel: Für einen 3-Tage-Zyklus setzen Sie die Gültigkeitsdauer auf 3 Tage, das Rezertifizierungsfenster auf 1 Tag und die Ablauf-Erinnerung auf 1 Tag — die Rezertifizierung öffnet dann einen Tag vor Ablauf und die lernende Person wird am selben Tag erinnert.
6. Speichern Sie die Vorlage.

Sie erreichen diese Konfiguration direkt über Einstellungen für Zertifikate (das Zahnrad in Zone A) → Rezertifizierungsregeln, das auf den Reiter Verwalten verlinkt, wo Gültigkeit und Rezertifizierungs-Timing jeder Zertifizierung eingestellt werden.

Wenn Sie eine sichtbare Zertifikatsvorlage auswählen, zeigt LernHive Zertifikate direkt darunter eine zugängliche Zuordnungstabelle. Sie enthält jeden Platzhalter mit Bedeutung und Beispielausgabe, damit die Platzhalter ohne separates Handbuch in den Zertifikatseditor übernommen werden können. {{coursetitle}} steht für den Kurs- oder Lernpfad-Titel, {{learningcontent}} für das konfigurierte Lernziele-Feld des ContentHub (ersatzweise die Kursbeschreibung) und {{userfullname}} für den Namen der zertifizierten Person. {{validuntil}} wird bei der Ausstellung aus der Gültigkeitsdauer berechnet; ohne Dauer erscheint der Hinweis für unbegrenzte Gültigkeit.

Plattform-Administration: automatische Wiedereinschreibung prüfen

1. Öffnen Sie die Zertifizierung im Reiter Verwalten.
2. Wählen Sie ein Rezertifizierungsziel und legen Sie ein Rezertifizierungsfenster größer als null fest.
3. Speichern Sie die aktive Zertifizierung.
4. Warten Sie, bis eine Testperiode das Rezertifizierungsfenster erreicht.
5. Prüfen Sie, dass Rezertifizierungsfenster geöffnet verarbeitet wurde, die Person erneut eingeschrieben ist und Kursabschluss, Noten und Testversuche zurückgesetzt wurden.
6. Prüfen Sie die Kurs-Benachrichtigungen, wenn die Einladung nicht ankommt.

Beim Öffnen des Rezertifizierungsfensters werden Abschluss, Noten und Testversuche der Person im Kurs zurückgesetzt; sie muss den Kurs erneut abschließen. Die erworbene Periode behält das alte Abschlussdatum und die Noten als Nachweis. Nicht jede Aktivitätsart lässt sich für eine einzelne Person zurücksetzen; siehe Grenzen.

Plattform-Administration: Zuweisungsquellen verstehen

1. Öffnen Sie Zahnrad → Zuweisungsquellen für eine Gesamtübersicht aller Quellen, die eine Zertifizierung vergeben können

. Für jede aktive Zertifizierung zeigt sie, welche Quellen aktiv sind — manuelle Ausstellung, das Kurs-/Lernpfad-Abschlussziel, Mitgliedschaft in einer globalen Gruppe, Seminarteilnahme und Freigabe-Anfragen — jeweils verlinkt auf die zugehörige Verwaltungsoberfläche.

1. Nutzen Sie Zuweisungen öffnen für die direkte manuelle Ausstellung oder Periodenkorrektur.
2. Nutzen Sie Quellen „Globale Gruppe“ verwalten, wenn die Mitgliedschaft in einer globalen Gruppe von Moodle Zertifizierungs-Zuweisungen anlegen oder archivieren soll.
3. Aktivieren Sie die Katalog-Einstellungen der Vorlage, wenn Lernende sich selbst zuweisen oder Freigabe-Anfragen stellen sollen, bevor sie das Ziel abschließen.

Plattform-Administration: eine Zertifizierung manuell vergeben

1. Öffnen Sie die Zertifizierungsvorlage.
2. Klicken Sie auf Zuweisungen öffnen und nutzen Sie Manuell ausstellen.
3. Wählen Sie die Person aus.
4. Geben Sie Ausstellungsdatum, Gültigkeitsende und optional einen Nachweis ein.
5. Speichern Sie — die Zertifizierung der Person wird sofort sichtbar.

Plattform-Administration: ein Zertifikat-PDF erneut senden

1. Öffnen Sie die Zertifizierungsvorlage und gehen Sie zu Zuweisungen öffnen.
2. Suchen Sie die Zeile der lernenden Person mit einer erworbenen Periode.
3. Nutzen Sie Zertifikat-PDF erneut senden im Aktionsmenü der Zeile.
4. LernHive Zertifikate sendet das gespeicherte PDF erneut; fehlt die Datei, wird sie vor dem Versand aus der Periode neu erzeugt.

Plattform-Administration: ablaufende Zertifizierungen prüfen

1. Öffnen Sie die Verwaltungsseite der Zertifizierung.
2. Filtern Sie nach Läuft bald ab oder Abgelaufen.
3. Kontaktieren Sie die betroffenen Nutzer/innen oder stoßen Sie den verknüpften Rezertifizierungspfad an.

Lernende: den eigenen Zertifizierungsstatus prüfen

1. Öffnen Sie Ihr Dashboard. Der Abschnitt Meine Zertifikate zeigt bis zu fünf Zertifikate mit Status und Ablaufdatum — fällige Rezertifizierungen zuerst, dann Zuweisungen, für die Sie noch kein Zertifikat haben („Zertifizierung offen“), dann abgelaufene, bald ablaufende und gültige, zuletzt widerrufene.
2. Über Alle Zertifikate anzeigen kommen Sie zur vollständigen Liste Meine Zertifizierungen. Sie gruppiert in derselben Reihenfolge und mit denselben Begriffen wie das Dashboard. Mit den Statusfiltern wechseln Sie zwischen Alle, Rezertifizierung fällig, Zertifizierung offen, Abgelaufen, Läuft bald ab, Gültig und Nicht zertifiziert. Rezertifizierung fällig zeigt Zertifizierungen mit offenem Rezertifizierungsfenster und das Datum, bis zu dem Sie sie erneuern müssen. Zertifizierung offen zeigt Zertifizierungen, denen Sie zugewiesen sind und die Sie noch nie hatten. Nicht zertifiziert zeigt Zertifizierungen, die Sie einmal hatten, aber nicht mehr besitzen: Alle Zertifikate wurden widerrufen, oder das Zertifikat ist abgelaufen und das Rezertifizierungsfenster schloss ohne neue Zertifizierung. Beide haben kein Gültigkeitsdatum.
3. Prüfen Sie die gruppierte Tabelle, die Gültigkeitsdaten und den Download des Zertifikat-PDFs.
4. Um mehrere Zertifikate auf einmal herunterzuladen, markieren Sie die gewünschten Zeilen und wählen Auswahl herunterladen (ZIP), oder nutzen Sie Alle herunterladen (ZIP) für den kompletten Satz.

Lernende: die persönliche Lernhistorie exportieren

1. Öffnen Sie die Lernakte über Ihr Dashboard.
2. Prüfen Sie laufende Kurse, abgeschlossene Kurse, Badges, Zertifizierungen und externe Nachweise.
3. Nutzen Sie PDF herunterladen, um eine druckbare Lernhistorie aus demselben Nachweisbestand zu exportieren.
4. Nutzen Sie die Akte als zentrale Audit-Sicht auf alle Nachweise, die LernHive aktuell bekannt sind.

Führungskraft: Team-Zertifikate prüfen

1. Öffnen Sie den Tab Team-Zertifikate im Bereich Zertifikate. Er listet alle Lernenden in Ihrem Orgchart-Berichtsbereich mit ihren Zertifizierungen; Site-Administratoren sehen alle.
2. Laden Sie ein einzelnes Zertifikat aus der Zeile einer lernenden Person herunter, oder nutzen Sie Alle Zertifikate herunterladen (ZIP), um den kompletten Satz dieser Person zu exportieren.
3. Die Sichtbarkeit ist auf Ihre Berichtslinie begrenzt — Sie sehen und laden ausschließlich Zertifikate von Nutzer/innen, über die Sie berichten dürfen.

Führungskraft: die Lernakte einer Person prüfen

1. Öffnen Sie Team-Zertifikate und nutzen Sie Akte öffnen für die lernende Person.
2. Prüfen Sie abgeschlossenes Lernen und Zertifizierungsnachweise.
3. Nutzen Sie PDF herunterladen, um die Lernhistorie der Person innerhalb desselben Berichtsbereichs zu exportieren.
4. Nutzen Sie Team-Zertifikate oder Zertifikat-Berichte, wenn eine gefilterte Sicht auf ablaufende Zertifikate benötigt wird.

Lernende: nach einer Rezertifizierung weiterlernen

1. Öffnen Sie die Einladung über die Kurs-Benachrichtigungen.
2. Öffnen Sie den erneut eingeschriebenen Kurs.
3. Bearbeiten Sie die Lernaktivitäten des Rezertifizierungspfads.
4. Prüfen Sie die neue Periode im Dashboard-Abschnitt Meine Zertifikate.

Relevante Einstellungen

• Zertifikate automatisch per E-Mail senden (Website-Administration → Plugins → Lokale Plugins → LernHive Zertifikate): standardmäßig aktiviert. LernHive Zertifikate sendet das PDF-Zertifikat per E-Mail an die lernende Person — mit Vorgesetzten-CC, sofern Orgchart verfügbar ist — sobald eine Periode erworben wird. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um den automatischen Versand abzuschalten (nur zum Download speichern / manueller Re-Send).

Die Aufgabe zum Öffnen von Rezertifizierungsfenstern läuft regelmäßig über den Moodle-Cron. Die Aufgabe für „Läuft bald ab“-Nachrichten läuft täglich ungefähr um 03:00 Uhr. Beide Aufgaben müssen aktiviert sein.

Rollout-Checkliste:

• [ ] Zertifizierungsvorlagen mit klaren Gültigkeitsregeln definiert
• [ ] Initial- und Rezertifizierungspfade vor der Aktivierung geprüft
• [ ] Erinnerungs-Timing mit den Verantwortlichen für Pflichtschulungen abgestimmt
• [ ] Dashboard-Abschnitt „Meine Zertifikate" sichtbar und kommuniziert
• [ ] Quellen der Lernakte abgestimmt: Kursabschluss, Badges, Zertifikatsperioden, externe Nachweise
• [ ] Richtlinie für den Upload externer Nachweise abgestimmt

Grenzen

• Die Team-Zertifikate-Ansichten und der Vorgesetzten-CC bei Zertifikat-E-Mails hängen von den Berichtslinien aus local_lernhive_orgchart ab; ohne Orgchart-Daten gibt es keinen Team-Bereich zum Anzeigen.
• Die Lernakte zeigt nur Nachweise, die LernHive bekannt sind — externes Lernen muss als externer Nachweis erfasst werden, bevor es in Exporten erscheint.
• Rezertifizierung schreibt die Historie nie um: Korrekturen erfolgen durch das Ausstellen oder Archivieren von Perioden, nicht durch das Bearbeiten vergangener Perioden.
• Die automatische Wiedereinschreibung setzt den Kursabschluss gemäß dem Rezertifizierungsziel zurück; sie ändert weder Kursinhalte noch Einschreibungsregeln. Sie setzt außerdem die Noten sowie die Versuche in Tests, SCORM- und H5P-Aktivitäten der Person zurück. Bekannte Einschränkung: Aufgaben, Lektionen, gegenseitige Beurteilungen, Forenbewertungen und externe Tools (LTI) lassen sich nicht für eine einzelne Person zurücksetzen. Nur ihre Note in der Bewertungsübersicht wird gelöscht; ihre Einreichungen bleiben, und eine Neuberechnung der Aktivität kann die Note zurückbringen.

Fehlerbehebung

Eine Person erscheint als abgelaufen, obwohl sie den Lernpfad kürzlich abgeschlossen hat. → Prüfen Sie, ob das Abschluss-Ereignis LernHive Zertifikate erreicht hat. → Verifizieren Sie, dass die Zertifizierung auf den richtigen Ziel-Lernpfad oder -Kurs zeigt.

Eine Zertifizierung wurde mit falschen Daten vergeben. → Öffnen Sie die Zuweisung und prüfen Sie die jüngste Periode. → Nutzen Sie den Admin-Korrektur-Flow, statt das Lernendenprofil manuell zu bearbeiten.

Die lernende Person sieht eine Zertifizierung, aber keine Rezertifizierungsaktion. → Bestätigen Sie, dass ein Rezertifizierungsziel konfiguriert wurde. → Prüfen Sie, ob das Rezertifizierungsfenster bereits geöffnet ist.