LernHive Seminarmanagement

Inhalt

Orientierung

• Was dieses Plugin macht
• Für wen ist es
• Kernkonzepte

Abläufe für Lernende

• Teilnehmer/in: ein Seminar im Katalog finden
• Teilnehmer/in: ein Seminar buchen oder auf die Warteliste gehen
• Teilnehmer/in: eine Buchung stornieren
• Teilnehmer/in: Seminare im Kalender behalten (iCal)
• Teilnehmer/in: Termine im persönlichen Moodle-Kalender
• Teilnehmer/in: Buchungen in „Meine Seminare" verfolgen
• Teilnehmer/in: Hotelbedarf erfassen
• Teilnehmer/in: Interesse an einem Thema ohne geplante Durchführung bekunden
• Teilnehmer/in: sich für ein Seminar voranmelden statt buchen
• Teilnehmer/in: eine Reisekostenabrechnung einreichen

Abläufe für Führungskräfte

• Führungskraft: Seminare für das Team buchen
• Führungskraft: Buchungsanfragen genehmigen
• Führungskraft: Teambedarf in geplante Seminare überführen

Abläufe für Trainer/innen

• Trainer/in: eine Zuweisung aus dem Pool annehmen
• Trainer/in: einen Termin durchführen und Anwesenheit erfassen
• Trainer/in: Teilnehmende mit dem QR-Scanner einchecken
• Trainer/in: das eigene Trainerprofil pflegen
• Trainer/in: delegierte Aufgaben erledigen
• Trainer/in: aggregiertes Feedback prüfen

Abläufe der Plattform-Administration

• Plattform-Administration: mit dem Dashboard arbeiten
• Plattform-Administration: die KPI-Diagramme prüfen
• Plattform-Administration: Seminarvorlagen anlegen und pflegen
• Plattform-Administration: Durchführungen und Termine planen
• Plattform-Administration: Kursmanager/innen zuweisen
• Plattform-Administration: den Kurskalender (Agenda) nutzen
• Plattform-Administration: eine wiederkehrende Serie von Durchführungen anlegen
• Plattform-Administration: Teilnehmende und Warteliste verwalten
• Plattform-Administration: im Auftrag buchen und Person anlegen und buchen
• Plattform-Administration: Gebäude, Räume und Ausstattung verwalten
• Plattform-Administration: Trainer/innen verwalten
• Plattform-Administration: Teilnehmer- und Unterschriftenlisten exportieren
• Plattform-Administration: Dokumente aus Vorlagen erzeugen
• Plattform-Administration: Durchführungen importieren und massenhaft bearbeiten
• Plattform-Administration: mit der Sammelbuchungs-Matrix massenhaft buchen
• Plattform-Administration: Genehmigungs-Workflows einrichten
• Plattform-Administration: ein Vor-Buchungsformular verlangen
• Plattform-Administration: Seriennachrichten an Teilnehmende senden
• Plattform-Administration: Pflichtschulungen verwalten
• Plattform-Administration: Hotelbedarf verwalten
• Plattform-Administration: Bedarfsanmeldungen erfassen und umwandeln
• Plattform-Administration: Katalog-Kacheln kuratieren
• Plattform-Administration: Aufgaben an Trainer/innen delegieren
• Plattform-Administration: Arbeitsplan als Seminarmanager/in steuern
• Plattform-Administration: Durchführung absagen
• Plattform-Administration: Seminarpreise und Zahlungsmethoden festlegen
• Plattform-Administration: Zahlungen abgleichen
• Plattform-Administration: Reisekostenabrechnungen entscheiden
• Plattform-Administration: den DATEV-Export ausführen
• Plattform-Administration: Erinnerungen und Digest für Seminarmanager/innen einstellen
• Plattform-Administration: Nachweisstatus für Zertifikate überwachen

Abläufe für Site-Administratoren

• Site-Administrator (eLeDia): die Ersteinrichtung abschließen
• Site-Administrator (eLeDia): globale Benachrichtigungsvorlagen verwalten
• Site-Administrator (eLeDia): delegierbare Aufgabentypen kuratieren

Referenz

• Relevante Einstellungen
• Grenzen
• Fehlerbehebung
• Anhang: Seiten- und URL-Verzeichnis
• Verwandte Dokumente

Was dieses Plugin macht

Seminarmanagement (local_lernhive_seminarmanagement) ist LernHives vollständiger Workflow für Präsenz- und Terminschulungen: Lernende finden und buchen Seminare in einem einheitlichen Katalog, Trainer/innen führen Termine durch und erfassen Anwesenheit, und Administratoren planen Seminare, Durchführungen, Termine, Räume, Wartelisten, Genehmigungen, Zahlungen und Reisekosten — durchgängig mit Benachrichtigungen, Exporten und Audit-Trails. Es deckt den gesamten Lebenszyklus ab: von „das sollten wir anbieten" (Bedarfsanmeldungen) bis „alle haben teilgenommen und die Buchhaltung hat das CSV" (Anwesenheitsnachweis, DATEV-Export).

Reine Lernende erreichen Seminare normalerweise über Meine Seminare in der Hauptnavigation (Lernen) oder den Katalog-Block. Der Launcher-Eintrag Planung ist administrativ: Er erscheint für Trainer/innen, Seminarmanager/innen, Genehmigende und Site-Manager. Lernende sehen in der Plugin Shell Katalog und Meine Seminare. Seminarverantwortliche mit Systemberechtigung sehen zusätzlich Dashboard, Durchführungen, Seminarvorlagen und, wenn erlaubt, Freigaben. Ausschließlich kategoriebezogen Genehmigende erhalten den direkten Einstieg Freigaben. Das Einstellungs-Zahnrad bleibt Stammdaten und Vorlagen vorbehalten und verwendet dieselben Systemberechtigungen wie seine Zielseite.

Die nächste Verwaltungsoberfläche ersetzt große Auswahlfelder für Trainer/innen, Räume und Moodle-Kurse durch Suche-und-mehr-Picker. Deren seitenweise und berechtigungsbezogene Server-Grundlage ist ab 0.4.86 vorhanden; die bestehenden Formulare wechseln in diesem Release noch nicht auf die neue Interaktion.

Für wen ist es

Zentrale Berechtigungen

Der Zugriff wird über Berechtigungen entschieden (db/access.php); die fünf Rollen oben sind die Dokumentations-Perspektive. Die Berechtigungen gliedern sich in vier Klassen:

• Self-Service-Berechtigungen — allen angemeldeten Nutzer-Archetypen zugewiesen (student, user, teacher, manager): Katalog ansehen, Selbstbuchung, eigene Buchungen stornieren, Bedarfsinteresse, Reisekosten-Einreichung.
• Koordinations-Berechtigungen — Handeln an Daten anderer Nutzer/innen; zugewiesen an manager und (gescoped, gemäß) editingteacher: Buchen für andere, Genehmigungsschritte, Anwesenheit, Als-bezahlt-Markieren, Reisekosten-Genehmigung.
• Manage-Berechtigungen — koordinationsseitige Verwaltung der Seminarstruktur; zugewiesen an manager (und an die Rolle Seminarmanager/in).
• Admin-Berechtigungen — keine Archetyp-Defaults (nur Site-Administrator): globale Ressourcen, Vorlagen-Konfiguration, Struktursperre, Aufgabentypen.

Die Berechtigungen gelten im Kurskategorie-Kontext, sofern nicht „nur Site-Administrator" vermerkt ist. Site-Administratoren können die Archetyp-Defaults unter Website-Administration → Nutzer/innen → Rechte ändern → Rollen verwalten anpassen.

Wer für andere Personen handeln darf

Die Berechtigung öffnet die Seite; der Geltungsbereich entscheidet, für wen Sie handeln dürfen (Entscheidung P10, 0.4.147):

• Anwesenheit und Warteliste richten sich nach dem Seminar. Die der Durchführung oder dem Termin zugewiesenen Trainer/innen und die Seminarmanager/innen der Kategorie der Durchführung (:coordinate oder systemweit :manage) erfassen die Anwesenheit und bearbeiten die Warteliste für alle Teilnehmenden, auch für externe Personen und Personen außerhalb ihrer Berichtslinie. Die Berechtigung zur Anwesenheitserfassung allein reicht nicht: Ohne Zuweisung oder Koordination wird die Anwesenheitsliste abgelehnt. Teilnehmende checken sich weiterhin selbst ein. Trainer/innen öffnen die Warteliste ihrer Durchführung unter „Meine Zuweisungen“ („Warteliste“ neben „Anzeigen“, bei Durchführungen mit Warteliste; 0.4.152); die Wartelisten anderer Durchführungen bleiben für sie gesperrt. Daneben steht bei Durchführungen mit Terminen „Anwesenheit“ (Entscheidung R13, 0.4.159): Bei einer Zuweisung zu einem Termin öffnet sich dessen Anwesenheitsliste, bei einer Zuweisung zur ganzen Durchführung die Liste ihrer Termine. Dieselbe Liste öffnet der Arbeitsplan-Link von Aufgaben mit der Aktion record_attendance.
• Buchen für andere bleibt an die Berichtslinie gebunden: Teamleitungen buchen die Personen, die an sie berichten. Wer :coordinate in der Kategorie der Durchführung hat, bucht alle Personen.

Die Rolle „Seminarmanager/in“ zuweisen

1. Gehen Sie zu Website-Administration → Nutzer/innen → Rechte ändern → Globale Rollen zuweisen — oder navigieren Sie zur Ziel-Kurskategorie und nutzen Sie Kategorie → Rechte ändern → Rollen zuweisen.
2. Wählen Sie Seminarmanager/in.
3. Fügen Sie die Nutzer/innen hinzu, die die operative Verantwortung für diese Kategorie übernehmen sollen.
4. Sie sehen sofort den administrativen Eintrag Seminarverwaltung sowie die durch ihre Berechtigungen freigeschalteten Werkzeuge hinter dem Einstellungs-Zahnrad und auf dem Dashboard.

Kernkonzepte

Katalog

Ein einziger, einheitlicher Ort, um alle für die Nutzerin oder den Nutzer relevanten Seminare zu finden — unabhängig vom Format.

Meine Seminare

Die persönliche Übersicht der Lernenden über anstehende und vergangene Buchungen, mit Status und Aktionen.

Seminarvorlage (technischer Datensatz: Topic)

Die wiederverwendbare Vorlage, die Administrator/innen einmal aufbauen und aus der sie Durchführungen erzeugen. Teilnehmende sehen sie als Seminar: Der Katalog zeigt es genau einmal, auch wenn mehrere alternative Durchführungen verfügbar sind.

Kursvorlage

Ein Moodle-Kurs, der als Vorlage für einen neuen Seminarkurs kopiert wird (Kursverknüpfung „Aus Kursvorlage erstellen“).

Durchführung (technischer Datensatz: Booking)

Eine konkrete Durchführung eines Seminars. Mehrere Durchführungen können alternative Datumsoptionen sein; Teilnehmende wählen genau eine davon.

Termin (technischer Datensatz: Slot)

Ein verpflichtendes Zeitfenster innerhalb einer Durchführung. Eine zweitägige Durchführung hat daher zwei zusammengehörende Termine, die gemeinsam gebucht werden. Für Online- oder Hybrid-Seminare können Administrator/innen terminspezifische Meeting-Metadaten hinterlegen; leere Terminwerte erben die Metadaten der Durchführung.

Gastbuchung

Eine Buchung für eine Person ohne LernHive-Konto. Mit der Entscheidung P12 entfallen: Niemand wird mehr ohne Konto gebucht („Person anlegen und buchen“ legt das Konto an). Frühere Gastbuchungen bleiben lesbar und lassen sich in ein Konto umwandeln.

Genehmigung (Stufe 2)

Eine erforderliche Freigabe (durch Vorgesetzte, Mentor/in oder Seminarmanager/in), bevor eine Buchung wirksam wird.

Pflichtschulung (Stufe 2)

Ein Seminar, das für eine definierte Zielgruppe als verpflichtend markiert ist, mit Frist und eskalierenden Erinnerungen.

Status-Lebenszyklus einer Durchführung

planned
  │
  ▼
bookable ──── (Teilnehmende buchen) ──► booked
  │ │
  └── (Seminarmanager/in manuell) ───────► executed
                                            │
                                            ▼
                                          closed

Jeder Status → cancelled (endgültig)

Abläufe nach Rolle

Teilnehmer/in: ein Seminar im Katalog finden

Was es macht: zeigt alle Seminare, die für die Nutzerin oder den Nutzer buchbar sind — über alle Formate hinweg, durchsuchbar und filterbar.

1. Öffnen Sie den Seminarkatalog über einen Dashboard-/Katalog-Block oder den Katalog-Tab der Plugin Shell (zum Beispiel über Meine Seminare in der Hauptnavigation, Lernen) (/local/lernhive_seminarmanagement/catalog.php).
2. Nutzen Sie Suche oder Filter (Format, Trainer/in, Zeitraum, Kategorie, Tag) — oder klicken Sie auf eine der visuellen Kacheln über dem Suchfeld, um in einer vorgefilterten Ansicht zu landen.
3. Öffnen Sie eine Karte oder einen Listeneintrag.
4. Prüfen Sie die Detailseite: vollständige Informationen, Überschneidungswarnungen, optional „Trainer kontaktieren".
5. Klicken Sie auf „Jetzt buchen".

Seminare mit der Markierung „Ohne Login sichtbar" erscheinen zusätzlich in einem anonymen Teaser-Katalog innerhalb ihres konfigurierten Von-/Bis-Zeitfensters; der Button „Zum Buchen anmelden" leitet anonyme Besucher/innen an das konfigurierte Portal oder den Selbstregistrierungs-Einstieg weiter. Die Teaser-Seiten (Detailseite der Durchführung, Seminarübersicht, Terminauswahl) sind nur öffentlich, solange der Lernkatalog öffentlich ist (Lernkatalog öffentlich machen in LernHive) und Anmeldung erzwingen ausgeschaltet ist; sonst führen sie abgemeldete Besucher/innen zur Anmeldung. Das Bild der Seminarvorlage und Bilder in der Seminarbeschreibung folgen derselben Regel; abgemeldete Besucher/innen sehen sie auf den öffentlichen Seiten. Der Moodle-Gastzugang zählt als abgemeldet (Entscheidung P37, 0.4.163): Gäste sehen Teaser-Seiten und Bilder der Seminarvorlagen nur unter denselben Bedingungen, sonst werden sie zur Anmeldung geschickt.

Erwartetes Ergebnis: Ich verstehe, was angeboten wird, und kann entscheiden, ob ich buche.

Teilnehmer/in: ein Seminar buchen oder auf die Warteliste gehen

Was es macht: trägt mich in ein Seminar ein — bestätigt oder in der Warteschlange — und hält mich auf dem Laufenden.

1. Klicken Sie auf der Detailseite einer Durchführung auf „Jetzt buchen".
2. Prüfen Sie die verbindliche Bestätigung. Sie nennt Seminar und gewählte Durchführung, alle Termine, Kosten oder die ausdrückliche Kostenfreiheit, Freigabeweg, aktuelle Kapazität, zugewiesene Trainer/innen, eine konfigurierte Anmeldefrist und die geltenden Stornobedingungen. Mit Abbrechen kehren Sie zu derselben Durchführung zurück; es wird keine Teilnahme angelegt.
3. Bei einer kostenpflichtigen Buchung wählen Sie Honorarkonto, SEPA-Lastschrift oder Rechnung. Bereits gespeicherte Zahlungsdaten werden vorausgefüllt und können geändert werden. Für das Honorarkonto ist die Berechtigungsbestätigung erforderlich; bei SEPA werden gültige IBAN, BIC und die Mandatsbestätigung verlangt. Die erzeugte SEPA- Mandatsreferenz wird in der Bestätigung angezeigt.
4. Wählen Sie „Jetzt buchen", um genau eine Buchung anzulegen. Wenn ein Vor-Buchungsformular erforderlich ist, füllen Sie es aus und bestätigen anschließend die angezeigten Bedingungen erneut.
5. Wählen Sie auf Nachfrage Zusatzleistungen / Hotelbedarf (Stufe 2).
6. Ich erhalte eine Bestätigungs-E-Mail mit .ical-Anhang (und je nach Plattformeinstellung einen Kalendereintrag) — oder eine Wartelisten-Benachrichtigung.
7. Später: Die Buchung erscheint in „Meine Seminare" und „Meine Kurse".

Erwartetes Ergebnis: Ich habe einen Eintrag in „Meine Seminare" mit dem korrekten Status.

Grenzen / Hinweise

• Wenn ich bereits eine sich überschneidende Durchführung gebucht habe, erhalte ich eine weiche Warnung, kann aber fortfahren.
• Wenn ein Vor-Buchungsformular gilt (Stufe 2), muss ich es ausfüllen, bevor die Buchung abgeschlossen wird: Ein Klick auf „Jetzt buchen" führt mich zuerst durch das Formular; die Buchung wird erst nach dem Absenden final.
• Wenn die Durchführung eine Genehmigung erfordert (Stufe 2), geht die Buchung in „Wartet auf Freigabe", bis die Genehmigungskette freigegeben hat.
• Bei bepreisten Durchführungen (Stufe 3) erscheint der Preis auf der Katalogkarte und der Detailseite, z. B. 149,90 EUR, plus ein Hinweis „zahlungspflichtig", wann immer tatsächlich eine Zahlung erforderlich ist; mit „Zahlung erforderlich" bleibt die Teilnahme in pending_payment, bis die Zahlung erfasst oder geleistet wurde.
• Die Bestätigungs-E-Mail enthält einen persönlichen Check-in-QR-Code; „Meine Seminare" bietet „Check-in-QR anzeigen", damit die Trainerin oder der Trainer ihn an der Tür scannen kann.

Teilnehmer/in: eine Buchung stornieren

Was es macht: lässt mich eine Buchung stornieren — mit verpflichtender Begründung.

1. Öffnen Sie „Meine Seminare".
2. Klicken Sie bei der betreffenden Buchung auf „Stornieren".
3. Geben Sie eine Begründung ein (Pflichtfeld).
4. Bestätigen Sie.

Erwartetes Ergebnis: Meine Buchung ist storniert; Seminarmanager/innen und Trainer/in werden benachrichtigt; bei aktivem automatischem Nachrücken wird der nächste Wartelisteneintrag nachgerückt.

Die Selbststornierung benötigt sowohl die aktivierte Regel der Durchführung als auch die Berechtigung cancel_own in der Seminarkategorie. Fehlt eine der beiden Voraussetzungen, erklären „Meine Seminare" und die Detailseite der Durchführung, warum die Online-Stornierung nicht verfügbar ist und dass das Seminarteam kontaktiert werden muss. Auch ein gespeicherter Direktlink zeigt diesen Hinweis statt einer technischen Fehlermeldung.

Teilnehmer/in: Seminare im Kalender behalten (iCal)

Was es macht: fügt gebuchte Seminare meinem Kalender hinzu und erinnert mich vor Beginn. Keine aktive Nutzung nötig — es passiert einfach.

1. Buchen Sie ein Seminar.
2. Der .ical-Anhang liegt der Bestätigungs-E-Mail bei — ein VEVENT je Termin.
3. Zusätzlich kann ein Plattform-Kalendereintrag erscheinen (dLMS: Standard, BasisSH: Opt-in).
4. Ich kann unter meinen Konto-Einstellungen einen dynamischen Feed abonnieren.

Dynamischer Abonnement-Feed

1. Gehen Sie zu Ihrem Konto → Seminare abonnieren (oder die Seminarmanager/innen teilen die URL).
2. URL-Format: /local/lernhive_seminarmanagement/ical_subscribe.php?token=<user-token>
3. Das Token ist nutzerbezogen und nicht sitzungsauthentifiziert, sodass Outlook, Apple Kalender und Google Kalender es abrufen können.

Statusänderungen (Stornierung, Terminverschiebung) erhöhen die .ical-SEQUENCE, sodass externe Kalender sich beim nächsten Abruf automatisch aktualisieren.

Wenn in den Plugin-Einstellungen die Plattform-Kalenderintegration aktiviert ist, wird bei jeder bestätigten Buchung ein LernHive-Kalenderereignis (über den Moodle-Kernkalender) im Nutzer-Scope angelegt. Kalenderereignisse werden bei Terminverschiebung aktualisiert und bei Stornierung entfernt.

Erwartetes Ergebnis: Mein Kalender spiegelt den aktuellen Stand meiner Buchungen wider.

Teilnehmer/in: Termine im persönlichen Moodle-Kalender

Was es macht: Bestätigte Seminartermine erscheinen automatisch im persönlichen Moodle-Kalender — ohne iCal-Einrichtung.

1. Sobald meine Buchung bestätigt ist, steht jeder Termin des Seminars in meinem Moodle-Kalender (Dashboard-Kalenderblock und /calendar).
2. Trainer/innen und Kursmanager/innen sehen dort zusätzlich die Termine der Seminare, denen sie zugewiesen sind.
3. Storno oder Terminverschiebung räumt die Einträge automatisch auf.

Der Kalender zeigt nur meine Termine. Den Überblick über alle buchbaren Seminare liefert die Monatsansicht des Lernkatalogs (/local/lernhive/catalog.php?view=month).

Teilnehmer/in: Buchungen in „Meine Seminare" verfolgen

Was es macht: eine persönliche Übersicht meiner Buchungen mit Status und Aktionen.

1. Öffnen Sie „Meine Seminare" über die Bereichsnavigation der Plugin Shell oder einen Dashboard-Block (/local/lernhive_seminarmanagement/my.php).
2. Wechseln Sie zwischen „Anstehend" und „Vergangen".
3. Nutzen Sie die Aktions-Buttons: „Kalenderdatei", „Stornieren", „Zum Kurs" — der Kurs-Button erscheint nur, wenn eine Kursverknüpfung aktiv ist.

Pflichtschulungen zeigen ein Badge „Pflichtschulung bis [Datum]" (Stufe 2). Wenn der Bereich Zertifikate installiert ist, sehen Teilnehmende, ob ihre eigene Zertifizierungsperiode bereits ausgestellt wurde (Stufe 2). Signierte Dokumente und im Bereich Zertifikate ausgestellte Nachweis-Links erscheinen unter „Meine Dokumente".

Erwartetes Ergebnis: Ich habe eine einzige verlässliche Quelle für meine Seminarverpflichtungen.

Teilnehmer/in: Hotelbedarf erfassen

Was es macht: erfasst Hotelbedarf für mehrtägige Durchführungen.

1. Nach der Buchung werden Sie gefragt, ob eine Übernachtung benötigt wird.
2. Antworten Sie mit „Noch nicht beantwortet", „Keine Unterkunft benötigt", „Zimmer benötigt" oder „Zimmer mit Begleitperson benötigt"; ergänzen Sie optional einen Nächte-Zeitraum plus eine Planungsnotiz (hotel_need.php).
3. Die Detailseite der Durchführung hält die Antwort sichtbar und bearbeitbar bis zu einer von den Seminarmanager/innen gesetzten Frist.

Erwartetes Ergebnis: Die Administration kann Hotelkapazität auf Basis echter Antworten statt Schätzungen planen.

Teilnehmer/in: Interesse an einem Thema ohne geplante Durchführung bekunden

Was es macht: lässt Sie Interesse an einem Thema bekunden, das noch keine geplante Durchführung hat — optional mit Wunschzeitraum und Kommentar.

1. Wechseln Sie im Katalog auf den Tab „Auf Anfrage".
2. Öffnen Sie die Anfrage → klicken Sie auf „Interesse bekunden" (demand_interest.php).
3. Ergänzen Sie optional Zeitraum und Kommentar, senden Sie ab.
4. Sie werden per E-Mail benachrichtigt, wenn die Anfrage in eine echte Durchführung umgewandelt wird — Ihr Interesse wird automatisch in eine Teilnahme überführt.

Erwartetes Ergebnis: Der Bedarf ist registriert; Sie müssen den Katalog nicht manuell beobachten, bis das Thema erscheint.

Teilnehmer/in: sich für ein Seminar voranmelden statt buchen

Was es macht: signalisiert Interesse an einem Seminar, ohne sich auf eine Durchführung festzulegen — sichtbar für das Seminarteam, mit Benachrichtigung, sobald eine Durchführung buchbar wird.

1. Öffnen Sie die Seminar-Detailseite (seminar_view.php?id=<n>). Über der Liste der Durchführungen steht „Jetzt voranmelden".
2. Klicken Sie darauf. Neben dem Button erscheint der Status „Vorangemeldet", der Button heißt jetzt „Voranmeldung zurückziehen". Nach einer Rückfrage nimmt er die Voranmeldung zurück.
3. Sobald eine Durchführung dieses Seminars buchbar wird, erhalten Sie eine E-Mail- und In-App-Benachrichtigung mit dem Datum und dem Link zur Durchführung.
4. Buchen Sie eine Durchführung (oder gehen auf die Warteliste), verschwindet die Voranmeldung automatisch — sie steht nur für „noch kein Platz".

Voranmeldung und Bedarfsanmeldung sind dieselbe Sache aus zwei Richtungen: Ihre Voranmeldung landet in derselben Liste, die die Seminarmanager/innen unter Bedarfsanmeldungen auswerten, und wird bei einer Umwandlung in eine Durchführung wie jede andere Interessensbekundung mitgenommen.

Erwartetes Ergebnis: Das Seminarteam sieht, wie viele Personen auf eine Durchführung warten und wer das ist; Sie erfahren ohne eigenes Nachsehen, wenn es losgeht.

Teilnehmer/in: eine Reisekostenabrechnung einreichen

Was es macht (Stufe 3): lässt Teilnehmende einer abgeschlossenen Durchführung eine Reisekostenabrechnung einreichen (Verpflegungspauschale, Kilometergeld, ÖPNV, Übernachtung) und bei einer angeforderten Überarbeitung erneut einreichen.

1. Öffnen Sie die Detailseite der Durchführung unter view.php?id=<n> — sobald mindestens ein Termin vergangen ist (oder die Durchführung executed ist), erscheint die Aktionsbox „Reisekosten" innerhalb des konfigurierten Einreichungsfensters.
2. Klicken Sie auf „Reisekosten einreichen" → expense_submit.php öffnet sich — das Formular hat hideIf-Logik (z. B. ist distance_km ausgeblendet, sofern das Verkehrsmittel nicht Auto ist), Tagesansprüche je Termin, Übernachtung, ÖPNV-Tickets, optionale Beleg-Anhänge.
3. Senden Sie ab; der Antragsstatus ist pending.
4. Verfolgen Sie alle Ihre Anträge unter „Meine Reisekostenabrechnungen" (expense_my.php).
5. Fordern die Seminarmanager/innen eine Überarbeitung an, wird der Antrag zur Bearbeitung wieder geöffnet (needs_revision) und dasselbe expense_submit.php wird für die erneute Einreichung wiederverwendet.

Erwartetes Ergebnis: ein eingereichter Antrag, über den die Administration entscheiden kann; eine persönliche Warteschlange, die den aktuellen Stand jedes Antrags zeigt.

Führungskraft: Seminare für das Team buchen

Was es macht: lässt eine autorisierte Person Seminare für andere buchen. Die Berechtigung book_for_others wird dem Archetyp editingteacher für Teamleitungen innerhalb ihres Berichts-Scopes zugewiesen — und der Plattform-Administration überall. Die Seminarmanager/innen der Kategorie der Durchführung (:coordinate) buchen ohne Berichtslinie.

1. Öffnen Sie die Detailseite einer Durchführung → „Andere Person buchen" (book_for_others.php).
2. Wählen Sie über die Teilnehmenden-Auswahl eine/n oder mehrere LernHive-Nutzer/innen aus.
3. Senden Sie ab. Jede gebuchte Person erhält eine eigene Bestätigungs-E-Mail.

Die booker_id wird getrennt von der participant_id gespeichert, sodass der Audit-Trail immer zeigt, wer wen gebucht hat.

Erwartetes Ergebnis: Jede gebuchte Person erhält eine Bestätigung; die buchende Person hat eine saubere Übersicht, wen sie wo gebucht hat.

Führungskraft: Buchungsanfragen genehmigen

Was es macht (Stufe 2): Wenn ein Seminar oder eine Durchführung eine Freigabe erfordert, laufen Buchungen durch eine serielle Genehmigungskette, bevor sie wirksam werden. Mit Ketten-Resolvern setzt der Resolver „Vorgesetzte/r" die Berichtslinie — also Sie — automatisch in die Kette.

1. Nachdem eine unterstellte Person auf „Jetzt buchen" geklickt hat, geht ihre Buchung in pending_approval.
2. Jede genehmigende Person in der Kette erhält einen täglichen Digest der offenen Punkte.
3. Arbeiten Sie die „Freigabe-Queue" (/local/lernhive_seminarmanagement/approvals.php) ab — es werden nur Genehmigungsschritte aufgelistet, die Ihnen zugewiesen sind.
4. Genehmigen oder Ablehnen Sie mit optionaler Entscheidungsnotiz.
5. Bei finaler Genehmigung: Status confirmed, Bestätigungs-E-Mail mit .ical wird versendet. Bei jeder Ablehnung: Status rejected, die teilnehmende Person wird mit Begründung benachrichtigt.

Der Genehmigungsstatus wird getrennt vom Buchungsstatus gespeichert, damit der Audit-Trail „nie genehmigt" von „genehmigt, später storniert" unterscheiden kann.

Erwartetes Ergebnis: Nur genehmigte Teilnehmende erscheinen als bestätigt.

Führungskraft: Teambedarf in geplante Seminare überführen

Was es macht: Bedarfsanmeldungen erfassen „Interesse an einem Thema, das noch keine geplante Durchführung hat" — ein leichtgewichtiger Weg, Schulungsbedarf für Ihr Team zu signalisieren, bevor etwas terminiert ist.

1. Öffnen Sie im Katalog den Tab „Auf Anfrage", um offene Bedarfsanmeldungen zu sehen.
2. Bekunden Sie selbst Interesse („Interesse bekunden") und weisen Sie Ihre Teammitglieder auf die Anfrage hin — jede angemeldete Person kann Interesse bekunden.
3. Sobald die Interessenschwelle erreicht ist, wird die verantwortliche Administration über den täglichen Digest alarmiert und wandelt die Anfrage in eine echte Durchführung um.
4. Interessierte Nutzer/innen werden automatisch überführt und benachrichtigt; buchen Sie verbleibende Teammitglieder über „Andere Person buchen".

Erwartetes Ergebnis: Schulungsbedarf im Team wird früh sichtbar und wird zu buchbaren Durchführungen, ohne dass jemand per E-Mail hinterhertelefonieren muss.

Trainer/in: eine Zuweisung aus dem Pool annehmen

Was es macht: zeigt mir meine Zuweisungen, den offenen Pool und mein Profil.

1. Öffnen Sie den administrativen Eintrag „Seminarverwaltung" und wechseln Sie in die Trainer-Perspektive (/local/lernhive_seminarmanagement/trainer.php).
2. Öffnen Sie „Offene Anfragen" — den Pool der Durchführungen, die eine/n Trainer/in benötigen.
3. Filtern Sie nach den Seminaren, die Sie durchführen können.
4. Klicken Sie auf „Annehmen".
5. In Stufe 1 (MVP) geht die Zuweisung direkt in den Status confirmed-trainer; in Stufe 2 mit Genehmigung bestätigen zuerst die Seminarmanager/innen, und die Trainerin oder der Trainer erhält eine Bestätigung.
6. Die Durchführung erscheint in „Meine Zuweisungen".

Das System blockiert das Annehmen oder Speichern einer Trainer-Zuweisung, wenn die Trainerin oder der Trainer bereits einen bestätigten Termin im selben Zeitfenster hat.

Erwartetes Ergebnis: Ich kann meine Lehrtätigkeit planen und durchführen, ohne die Seminarmanager/innen anzurufen.

Trainer/in: einen Termin durchführen und Anwesenheit erfassen

Was es macht: erfasst je Termin, wer teilgenommen hat.

1. Öffnen Sie „Meine Zuweisungen" und wählen Sie die heutige Durchführung.
2. Öffnen Sie die Teilnehmerliste und wählen Sie den Termin (attendance.php?slotid=<n>).
3. Wählen Sie anwesend / abwesend / entschuldigt / teilweise anwesend / nicht erfasst (oder nutzen Sie „alle anwesend"). Lassen Sie das optionale Minutenfeld leer, außer Sie möchten die Dauer einer teilweisen Anwesenheit dokumentieren.
4. Ergänzen Sie bei Bedarf Notizen je teilnehmender Person. Ungültige Minutenwerte werden in der betroffenen Zeile markiert; Status und Notiz bleiben zur Korrektur erhalten.
5. Laden Sie optional die unterschriebene Anwesenheitsliste hoch.
6. Speichern und schließen Sie den Termin.

Anwesenheitskorrekturen schreiben einen Append-only-Audit-Trail (local_lhsem_attendance_log), der als eingeklapptes Korrekturhistorien-Panel auf der Anwesenheitsliste angezeigt wird.

Erwartetes Ergebnis: Die Durchführung aggregiert den Status; die Anwesenheitsdaten der Teilnehmenden werden aktualisiert; später kann der Bereich Zertifikate aus diesem Nachweis Zertifikate ausstellen (Stufe 2).

Trainer/in: Teilnehmende mit dem QR-Scanner einchecken

Was es macht: Jede Bestätigungs-E-Mail enthält einen persönlichen Check-in-QR-Code (qr.php); Teilnehmende können ihn auch über „Meine Seminare" via „Check-in-QR anzeigen" öffnen. Die Trainerin oder der Trainer scannt ihn an der Tür, um die Anwesenheit zu erfassen.

1. Öffnen Sie den QR-Scanner („QR-Scanner öffnen", /local/lernhive_seminarmanagement/attendance_scanner.php).
2. Wählen Sie den „Zieltermin" — der Scanner bietet Termine innerhalb des Scan-Fensters an (vergangene 12 Stunden bis kommende 7 Tage).
3. Scannen Sie den QR-Code der teilnehmenden Person, oder fügen Sie das Check-in-Token / die vollständige Check-in-URL manuell ein.
4. Die Seite bestätigt „Eingecheckt: <Name> …"; Duplikate melden „Bereits eingecheckt". Die Liste „Letzte Check-ins" zeigt, was erfasst wurde.

Erwartetes Ergebnis: Die Anwesenheit wird ohne Papierlisten an der Tür erfasst.

Trainer/in: das eigene Trainerprofil pflegen

1. Öffnen Sie die Trainer-Perspektive → „Mein Profil".
2. Pflegen Sie:
   • „Seminarvorlagen, die ich durchführen kann" (filtert die offenen Anfragen)
   • Honorarsätze je Seminar (informativ, für die Planung; keine Zahlungslogik in Stufe 1)
   • „Kompetenzen und Qualifikationen" (Freitext, wird Teilnehmenden auf der Detailseite der Durchführung angezeigt)
   • „Interne Notizen (nur Seminarmanager/innen)" (für Teilnehmende nicht sichtbar)

Seminarmanager/innen oder Administration können Profile vorbefüllen: Öffnen Sie /local/lernhive_seminarmanagement/trainer.php (als Manager) → wählen Sie die Trainerin oder den Trainer → Profil bearbeiten.

Erwartetes Ergebnis: Der Pool ordnet Trainer/innen den Anfragen per Seminar zu, und Teilnehmende sehen aussagekräftige Trainer-Informationen.

Trainer/in: delegierte Aufgaben erledigen

Was es macht: Administratoren können operative Aufgaben (z. B. „Beschreibung ergänzen", „Material hochladen") an die Trainer/innen einer Durchführung delegieren.

1. Öffnen Sie den Tab „Aufgaben" der Trainer-Perspektive.
2. Arbeiten Sie die zugewiesenen Aufgaben ab — jede hat einen Aufgabentyp, ein optionales Fälligkeitsdatum und kurze Anweisungen.
3. Markieren Sie eine Aufgabe als erledigt — die delegierende Administration erhält eine Benachrichtigung (standardmäßig Popup + E-Mail) und die Aufgabe wechselt in den Status „Abgeschlossen".

Erwartetes Ergebnis: Operative Vorarbeit wird nachverfolgt, statt in E-Mail-Threads zu leben.

Trainer/in: aggregiertes Feedback prüfen

1. Öffnen Sie den Tab „Mein Feedback" in der Trainer-Perspektive.
2. Prüfen Sie den numerischen Gesamtdurchschnitt und die Zahl der Abgaben über Ihre aktiv zugewiesenen Seminare.
3. Vergleichen Sie in der Tabelle die freigegebenen Seminar-Durchschnitte und öffnen Sie bei Bedarf das zugehörige Seminar.

Angezeigt werden nur Seminare, die die konfigurierte Mindestgruppengröße des Reportings erreichen. Aufgehobene Zuweisungen sind ausgeschlossen; Freitextantworten und einzelne Abgaben werden nie gezeigt. Unterdrückte Seminare erscheinen ausschließlich als Anzahl.

Erwartetes Ergebnis: Trainer/innen erhalten verwertbare Evaluationssignale, ohne den Schutz anonymer Antworten zu schwächen.

Plattform-Administration: mit dem Dashboard arbeiten

Was es macht: Die rollenbewusste Manager-Startseite (/local/lernhive_seminarmanagement/manager_dashboard.php) zeigt priorisierte Arbeit, aktuelle Planungssignale und die jeweils nächste sinnvolle Aktion. Der bisherige Einstieg index.php leitet Personen im Arbeitsbereich Verwaltung hierhin weiter.

1. Öffnen Sie den administrativen Eintrag „Seminarverwaltung"; das Dashboard ist die Standard-Startseite der Seminarmanager/innen.
2. Nutzen Sie die feste obere Navigation Dashboard / Seminarvorlagen / Planung / Buchungen / Abläufe. Nur der aktuelle Kontext der Seminarvorlage steht links; oberhalb der Inhalte gibt es keine zweite, gleichartige Navigation.
3. Bearbeiten Sie zuerst die Aktionsliste: offene Freigaben und Zahlungen, fehlende Trainer/innen, Pflichtschulungs-Lücken und weitere begrenzte Durchführungssignale führen direkt in den passenden Arbeitsbereich.
4. Mit Neue Seminarvorlage starten Sie den sechsstufigen Assistenten. Stammdaten und wiederverwendbare Konfiguration bleiben im Zahnrad.

Erwartetes Ergebnis: Administratoren landen bei der Arbeit, die heute zählt, ohne mehrere Listen zu durchsuchen.

Plattform-Administration: die KPI-Diagramme prüfen

Was es macht: Die Seite „KPI-Dashboard" (/local/lernhive_seminarmanagement/dashboard_charts.php, Navigationseintrag „KPIs") rendert visuelle KPIs zu Räumen, Trainer/innen, No-Show-Quote, Teilnehmenden und Nachweisübergabe für die von Ihnen koordinierten Seminare.

1. Öffnen Sie das Dashboard → „KPIs".
2. Prüfen Sie die Diagramme: Auslastung je Raum, Trainer-Zuweisungen je Monat, No-Show-Quote je Seminarvorlage, Top-Teilnehmende (bestätigt vs. Warteliste), Nachweisübergabe-Volumen je Monat.

Sind auf der Site keine Reporting-Daten verfügbar, sagt die Seite das und bittet die Site-Administration, das Seminar-Reporting zu aktivieren.

Plattform-Administration: Seminarvorlagen anlegen und pflegen

Was es macht: Eine Seminarvorlage bündelt die stabilen Inhalte und Regeln ihrer alternativen Durchführungen; im Katalog erscheint sie als ein Seminar. Technisch bleibt dies ein Topic; im Arbeitsalltag muss dieser Implementierungsbegriff nicht verwendet werden. Spätere Änderungen an der Seminarvorlage überschreiben bestehende Durchführungen nicht unbemerkt.

1. Öffnen Sie Seminarvorlagen (seminars.php) und wählen Sie eine bestehende Seminarvorlage, oder klicken Sie auf Neue Seminarvorlage.
2. Der Assistent hält einen gespeicherten Kontext der Seminarvorlage über sechs Schritte: Seminarvorlage, Durchführungen, Termine, Moodle-Kurs, Buchung, Prüfen.
3. Erfassen Sie im ersten Schritt die wiederverwendbaren Inhalte und Vorgaben:

1. Gehen Sie durch den Assistenten. Durchführungen sind die Alternativen, die Teilnehmende wählen; jedes Datum gehört als Termin zu genau einer Durchführung. Eine Evaluationsaktivität entsteht erst beim Materialisieren eines neuen Moodle-Kurses; bestehende Kurse werden nicht verändert.

Kompatibilität: Gespeicherte Links auf topics.php, topic.php und die ungefilterte bookings.php bleiben für eine Version erhalten und führen in den kanonischen Bereich für Seminarvorlagen und Durchführungen. Lösch- und Zustandsaktionen verwenden eine eigene Bestätigung und einen POST-Request.

Plattform-Administration: Durchführungen und Termine planen

Was es macht: Eine Durchführung ist eine konkrete Alternative, die Teilnehmende buchen können (technischer Datensatz: Booking). Eine Durchführung:

• gehört zu genau einer Seminarvorlage und startet mit deren Vorgaben
• trägt einen oder mehrere Termine (technischer Datensatz: Slot)
• hat einen Status (planned → bookable → booked → executed → closed, plus cancelled — siehe die Lebenszyklus-Tabelle unter Kernkonzepte)
• gehört zu genau einer primären Kurskategorie

Eine Seminarvorlage mit Durchführungen anlegen

1. Starten Sie Neue Seminarvorlage oder öffnen Sie eine Seminarvorlage und wechseln Sie in deren Durchführungskontext.
2. Legen Sie im Schritt Durchführungen jede Alternative an, die unter derselben Seminarkarte im Katalog auswählbar sein soll.
3. Überschreiben Sie geerbte Werte nur dort, wo die Durchführung abweicht:
   • Titel, Beschreibung, Format, Kapazität
   • Trainer/in(nen)
   • Kursverknüpfung (Strategie ändern oder einen anderen bestehenden Kurs wählen)
   • Erinnerungsabstände
4. Erfassen Sie unter Termine alle zusammengehörenden Datums-/Zeitfenster dieser Durchführung. Wechseln Sie zwischendurch zu Standort, Raum oder Ausstattung, kehren Sie in denselben gespeicherten Kontext aus Seminarvorlage, Durchführung und Termin zurück. Liegt das Ende nicht nach dem Beginn, bleibt der Termin-Editor geöffnet, behält alle Eingaben und markiert die Endzeit. Korrigieren Sie ausschließlich die Endzeit und speichern Sie erneut. Vor der Veröffentlichung benötigt jeder Termin eine Trainerzuweisung. Die Trainersuche zeigt nur aktive, dieser Seminarvorlage zugeordnete Profile und erklärt, wenn kein passender Treffer verfügbar ist. Wer das eigene Profil pflegen darf, kann es direkt öffnen und danach zum selben Termin zurückkehren.
5. Prüfen und veröffentlichen Sie. Sobald Buchungen angenommen werden sollen, setzen Sie die Durchführung auf „Buchbar" — das Seminar erscheint im teilnehmerseitigen Katalog. Fehlt eine Trainerzuweisung, nennt Prüfen den betroffenen Termin; Trainer/in zuordnen öffnet genau diesen Editor. Nach dem Speichern gelangen Sie wieder zu Prüfen und können die korrigierte Durchführung direkt veröffentlichen. Nach Veröffentlichung des letzten Entwurfs zeigt Prüfen Veröffentlichung abgeschlossen und Veröffentlichte Durchführung ansehen statt eines Entwurfsstatus. Enthält eine Seminarvorlage noch Entwürfe, werden veröffentlichte Durchführungen und verbleibende Entwürfe getrennt ausgewiesen. Termine veröffentlichter Durchführungen pflegen Sie über Termine verwalten; im Anlageassistenten sind sie nicht mehr bearbeitbar.

Einstellungen der Seminarvorlage

Die Vorgaben einer Seminarvorlage, die der Anlageassistent nicht abfragt – benutzerdefinierte Felder, Kurszugangs-Vorgaben, Standard-Buchungsart, Dauer, Benachrichtigungs-Abstände, Trainerpool-Regel, Feedback-Vorlage, Stornogebühr und -Stufen, Nachrück-Vorgaben, Zertifikatsregel zur Anwesenheit, Freigabekette und Struktursperre –, pflegen Sie auf „Einstellungen der Seminarvorlage“ (topic.php?id=<n>, Entscheidung P11, 0.4.150). Sie öffnen die Seite über das Zahnrad-Symbol im Kopf der Seite der Seminarvorlage. Titel, Beschreibung, Bild, Format und Kategorie bleiben im Assistenten („Bearbeiten“). „Abbrechen“ führt zurück zur Seite der Seminarvorlage. Die Seite verlangt die Rolle Seminarmanager/in in der Kategorie der Seminarvorlage und bei einer gesperrten Seminarvorlage zusätzlich die Berechtigung zur Struktursperre.

Seminarvorlage duplizieren

Das Kopieren-Symbol („Seminarvorlage duplizieren“) im Kopf der Seite der Seminarvorlage dupliziert die Seminarvorlage (Entscheidung P14, 0.4.151). Eine Bestätigung im gewohnten Seitenrahmen nennt die Seminarvorlage; „Abbrechen“ führt zu ihr zurück. Die Kopie heißt „<Titel> (Kopie)“, liegt in derselben Kategorie, ist nicht gesperrt und übernimmt die Vorgaben, das Bild der Seminarvorlage und die Beschreibung mit ihren eingebetteten Dateien, die Werte der benutzerdefinierten Felder (auch gesperrte, samt Dateien) und das Mailprofil der Seminarvorlage, aber keine Durchführungen oder Termine (0.4.153). Das Mailprofil wird nur übernommen, wenn Sie es verwalten dürfen und es noch versandbereit ist; sonst weist ein Hinweis darauf hin, und die Kopie nutzt das Profil der Kategorie. Danach öffnet sich der Assistent für die Kopie. Die Aktion verlangt die Rolle Seminarmanager/in in der Kategorie der Seminarvorlage.

Termine hinzufügen und bearbeiten

Ein Termin ist ein zusammenhängendes Zeitfenster einer Durchführung. Mehrtägige Seminare haben mehrere Termine; drei alternative Daten sind drei Durchführungen und nicht drei Termine derselben Durchführung.

Gehen Sie in den Durchführungsbereich → Termine → „Termin anlegen" (slots.php?bookingid=<n>).

Raumkonflikte werden beim Speichern geprüft. Seminarmanager/innen mit override_conflict in der primären Kategorie der Durchführung können eine Doppelbelegung bewusst über eine Checkbox im Termin-Editor akzeptieren; überschriebene Konflikte bleiben auditierbar. Trainer-Konflikte bleiben harte Fehler.

Termin mit erfasster Anwesenheit löschen (Entscheidung P13, 0.4.148). Erfasste Anwesenheit ist ein Nachweis. Bei einer veröffentlichten Durchführung lässt sich ein solcher Termin nicht löschen: Die Seite erklärt den Grund und bietet „Termin verschieben“ an, den Termin-Editor. Bei einem Entwurf zeigt die Bestätigung zuerst die Auswirkungen – wie viele Anwesenheitseinträge für wie viele Personen und welche Personen betroffen sind –, und nur die bestätigte Anzahl wird angenommen; hat sich die Anwesenheit inzwischen geändert, wird das Löschen abgelehnt und die Auswirkung erneut angezeigt. Der Seminar-Assistent nennt die Einträge in seiner Löschbestätigung. Die Einträge bleiben im Verlauf erhalten, zählen aber nicht mehr für Anwesenheit, Zertifikate und Feedback-Freigabe. Der Server setzt die Regel durch, nicht nur die Seiten.

Kursverknüpfungs-Strategien

Die Seminarvorlage legt fest, ob alternative Durchführungen einen Moodle-Kurs teilen (in der Regel getrennt durch Gruppen) oder je Durchführung einen eigenen Moodle-Kurs erhalten. Quelle und Bereitstellungsstrategie werden getrennt konfiguriert und beim Materialisieren erneut geprüft.

Bei bestätigter Buchung: Die teilnehmende Person wird über enrol_manual in den verknüpften Kurs eingeschrieben (Rolle student). Bei Stornierung wird die Einschreibung suspendiert, nicht gelöscht, um Bewertungen und Fortschrittshistorie zu erhalten. Der Button Zugriff auf Kurs in „Meine Seminare" erscheint nur bei aktiver Verknüpfung.

Seminarmanager/innen können zusätzlich Teilnahme vor Kurszugriff voraussetzen aktivieren. Der Kurs bleibt dann bis zur vollständigen Anwesenheit suspendiert; das konfigurierte Zugriffsende beendet das Einschreibungsfenster. Zertifikate bleiben im Bereich Zertifikate abrufbar.

Plattform-Administration: Kursmanager/innen zuweisen

Was es macht: Kursmanager/in ist eine Kurskontext-Rolle analog zur Rolle Trainer/in, die direkt an der Durchführung hängt (unabhängig vom Orgchart).

1. Detailseite der Durchführung öffnen → Abschnitt Kursmanager/innen → Kursmanager/innen verwalten (booking_managers.php).
2. Person per Autovervollständigung wählen; Geltungsbereich ist die gesamte Durchführung oder ein einzelner Termin.
3. Die zugewiesene Person erhält eine Benachrichtigung, und die Termine erscheinen in ihrem persönlichen Moodle-Kalender. Entfernen räumt beides wieder auf.

Plattform-Administration: den Kurskalender (Agenda) nutzen

Was es macht: Eine koordinierende Agenda aller Seminartermine über alle Durchführungen hinweg — mit Trainer/innen und Kursmanager/innen je Termin.

1. Zahnrad (Einstellungen) → Karte Kalender (calendar.php).
2. Termine sind nach Monat und Tag gruppiert; Filter nach Trainer/in oder Kursmanager/in; Blättern in 120-Tage-Fenstern.
3. Klick auf einen Termin öffnet die Detailseite der Durchführung.

Plattform-Administration: eine wiederkehrende Serie von Durchführungen anlegen

Für vorhersehbare Muster (wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, jährlich):

1. Gehen Sie zu Seminarvorlagen → Seminarvorlage wählen → „Neue wiederkehrende Durchführung" — oder in der Liste Durchführungen zur Zeilenaktion „Serie erstellen" (recurrence.php?topicid=<n>).
2. Legen Sie fest:
   • Muster (wöchentlich / zweiwöchentlich / monatlich / jährlich)
   • Startdatum + Uhrzeit
   • Serienende: entweder ein festes Enddatum oder eine Anzahl von Durchführungen (max. 52)
3. Klicken Sie auf „Vorschau", um die erzeugten Durchführungen zu sehen.
4. Klicken Sie auf „Erstellen" — die Engine erzeugt unabhängige Durchführungen, eine je Datum. Jeder kann einzeln bearbeitet werden, ohne die Geschwister zu beeinflussen.
5. Passen Sie bei Bedarf einzelne Durchführungen der erzeugten Serie an und veröffentlichen Sie die Serie dann in den Katalog.

Erwartetes Ergebnis: Die Serie ist effizient geplant; Änderungen an einer Durchführung kaskadieren nicht auf Geschwister.

Plattform-Administration: Teilnehmende und Warteliste verwalten

Teilnehmende ansehen: Öffnen Sie eine Durchführung → Panel Teilnehmende. Spalten: Name, E-Mail, Buchungsdatum, Status (bestätigt / Warteliste), Anwesenheit je Termin (eine Spalte je Termin), Aktions-Buttons.

Wartelistenverwaltung: Die Warteliste ist standardmäßig FIFO.

Storniert eine bestätigte teilnehmende Person, rückt das automatische Nachrücken (falls aktiv) sofort den nächsten Wartelisteneintrag auf confirmed und versendet eine frische Bestätigungs-E-Mail. Erhöhen Sie die Kapazität, werden alle frei gewordenen Plätze in der Reihenfolge der Warteliste besetzt. Solange Personen warten, kommen neue Buchungen auf die Warteliste und belegen keinen freien Platz — auch beim manuellen Nachrücken; der Katalog zeigt dann keine freien Plätze. Nachrück-E-Mails gehen automatisch raus. Eine durchführungsübergreifende Wartelisten-Ansicht gibt es unter waitlist.php.

In einer Durchführung mit Freigabepflicht bestätigt das Nachrücken (automatisch oder „Nachrücken") die Person nicht: Die Buchung geht wie eine Neubuchung in „Wartet auf Freigabe", und die Freigabekette erhält die Anfrage. Den Platz bestätigt erst die letzte Freigabe. Solange eine Anfrage auf Entscheidung wartet, hält das automatische Nachrücken den Platz für sie frei. Ergibt die Freigabekette für eine Person keine Genehmigenden, bleibt sie auf der Warteliste; das automatische Nachrücken rückt dann die nächste Person nach. Gastteilnehmer/innen werden wie bei einer Gastbuchung direkt bestätigt (0.4.164).

Die Buchung einer teilnehmenden Person stornieren

1. Klicken Sie im Panel Teilnehmende auf „Stornieren" in der Zeile.
2. Geben Sie eine Stornierungsbegründung ein (Pflichtfeld).
3. Bestätigen Sie. Die teilnehmende Person erhält eine Stornierungsbenachrichtigung.

Das Audit-Log hält fest, wer wann und warum storniert hat. Dieser Eintrag überlebt das Löschen der Durchführung.

Erwartetes Ergebnis: Der Wartelistenstand spiegelt die Absicht; Kapazitätsverschiebungen und Priorisierungen laufen ohne Seitenkanäle; Teilnehmerlisten lassen sich für Hotel- oder Catering-Planung exportieren.

Plattform-Administration: im Auftrag buchen und Person anlegen und buchen

Im Auftrag anderer Nutzer/innen buchen (erfordert local/lernhive_seminarmanagement:book_for_others):

1. Öffnen Sie die Detailseite einer Durchführung → „Andere Person buchen".
2. Wählen Sie über die Teilnehmenden-Auswahl eine/n oder mehrere LernHive-Nutzer/innen.
3. Senden Sie ab. Jede gebuchte Person erhält eine eigene Bestätigungs-E-Mail.

Person anlegen und buchen (Entscheidung P12) — ohne Konto mit E-Mail-Adresse wird niemand gebucht, auch nicht durch Mitarbeitende. Das ersetzt die Gastbuchung; alte Links auf guest_booking.php führen hierher. Erfordert book_for_others in der Kategorie der Durchführung.

1. Öffnen Sie eine Durchführung → Person anlegen und buchen (/local/lernhive_seminarmanagement/book_person.php?bookingid=<n>).
2. Geben Sie E-Mail-Adresse, Vor- und Nachnamen und optional die Organisation ein (gespeichert im Kontofeld „Institution“). Für ein neues Konto wählen Sie eine Abteilung und Position, wenn das Organigramm installiert ist und Sie Abteilungen besetzen dürfen.
3. Senden Sie ab:
   • Die Adresse gehört zu einem Konto, das Sie buchen dürfen (aktiv, mit einer Rolle im Kategorienbaum der Durchführung, in Ihrem Linienbereich oder Sie koordinieren die Kategorie): Dieses Konto wird wie bei „Andere Person buchen“ gebucht, mit Freigabe, Fristen, Zielgruppe, Kapazität, Audit, Begleitkurs und allen Seminar-Mails. Name und Organisation des Kontos bleiben unverändert.
   • Die Adresse ist unbekannt und Sie dürfen Nutzer/innen anlegen (moodle/user:create): Ein neues Konto wird angelegt und gebucht. Ohne SSO erhält es die Anmeldeart „Manuell“ und die Moodle-Mail mit den Zugangsdaten; das Kennwort muss bei der ersten Anmeldung geändert werden. Mit SSO (auth_oidc aktiv) erhält es die SSO-Anmeldeart mit der E-Mail-Adresse als Anmeldename und keine Kennwort-Mail.
   • Alle anderen Fälle zeigen dieselbe Meldung: ein Konto, das Sie nicht buchen dürfen, mehrere Konten mit dieser Adresse oder kein Konto, ohne dass Sie eines anlegen dürfen. Die Meldung verrät nicht, ob es zur Adresse ein Konto gibt.
4. Ohne Abteilung buchen nur die Seminarmanager/innen der Kategorie ein neues Konto; Führungskräfte buchen Personen ihres Bereichs.

Die Buchungsbestätigung kommt von der buchenden Person, Antworten gehen an sie. Eine öffentliche Selbstbuchung ohne Konto gibt es nicht und bleibt so: Besucher/innen melden sich an oder registrieren sich.

Gäste, die vor P12 gebucht wurden, behalten ihren Übernahme-Link (/local/lernhive_seminarmanagement/claim.php?token=<token> aus der Bestätigungs-E-Mail): Nach der Anmeldung übernehmen sie ihre Buchungshistorie.

Frühere Gäste in ein Konto umwandeln (erfordert :coordinate in der Kategorie der Durchführung und :guest_book):

1. Öffnen Sie die Durchführung → Frühere Gastbuchungen (/local/lernhive_seminarmanagement/guests.php?bookingid=<n>; der Eintrag erscheint nur, solange die Durchführung Gäste zum Umwandeln hat).
2. Wählen Sie neben dem Gast In Konto umwandeln. Name und Organisation sind aus der Gastbuchung vorbelegt, die E-Mail-Adresse steht fest.
3. Bestätigen Sie mit Umwandeln. Es gelten dieselben Regeln wie oben: Die Adresse eines Kontos, das Sie buchen dürfen, verknüpft dieses Konto; eine unbekannte Adresse legt ein Konto an, wenn Sie Nutzer/innen anlegen dürfen; alle anderen Fälle zeigen die neutrale Meldung. Ist das Konto schon in eine Durchführung des Gasts gebucht, stornieren Sie zuerst eine der beiden Buchungen.

Alle Buchungen des Gasts gehen auf das Konto über, jeder Übergang steht im Audit. Für offene Durchführungen wird die Person in den Begleitkurs eingeschrieben und erhält die Kalendereinträge.

Aufbewahrung ungenutzter Konten: Ein Konto, das „Person anlegen und buchen“ oder „In Konto umwandeln“ angelegt hat und das sich nie anmeldet, wird 12 Monate nach seinem letzten Termin gesperrt und 3 Monate später gelöscht, außer ein gültiges Zertifikat oder ein offenes Rezertifizierungsfenster schützt es. Schalter: Website-Administration → Plugins → Lokale Plugins → Seminarmanagement → Aufbewahrung von Konten aus Buchungen (standardmäßig an). Wer die Sperre aufhebt, behält das Konto dauerhaft.

Frühere Gäste, die nicht umgewandelt werden, werden 12 Monate nach ihrem letzten Termin anonymisiert: E-Mail-Adresse, Name, Organisation, Anwesenheitsnotizen und Stornogründe werden entfernt, die Buchungen bleiben für Statistiken erhalten (geplante Aufgabe „frühere Gäste anonymisieren“).

Erwartetes Ergebnis: Jede gebuchte Person hat ein Konto und erhält eine Bestätigung; die buchende Person hat eine saubere Übersicht, wen sie wo gebucht hat.

Plattform-Administration: Gebäude, Räume und Ausstattung verwalten

Was es macht: pflegt Gebäude, Räume und Ausstattung; weist Terminen Räume ohne Doppelbelegung zu.

Ressourcenstruktur:

Site
 └── Gebäude (Building)
       └── Raum (Room) — Kapazität, Ausstattungs-Checkliste, Raumplan
             └── Ausstattungstyp-Verknüpfungen (n:m über Checkliste)
Ausstattungstypen (Ausstattung) — flache Liste: Beamer, Whiteboard, …

Öffnen Sie das Einstellungs-Zahnrad und wählen Sie Standorte, Räume oder Ausstattung. Bei leeren Verzeichnissen schlägt die Seite den nächsten gültigen Schritt vor:

1. Standort anlegen — Name, Adresse, optionale Notizen. Der geführte Pfad führt direkt zum ersten Raum dieses Standorts.
2. Raum anlegen — jeder neue Raum gehört zu einem Standort; Kapazität und Geltungsbereich festlegen. Bestehende Alt-Räume ohne Standort bleiben bearbeitbar und können nachträglich zugeordnet werden. Ein kategoriebezogener Standort kann nur Räume derselben Kategorie enthalten; ein globaler Standort kann globale oder kategoriebezogene Räume enthalten.
3. Wiederverwendbare Ausstattungstypen wie Beamer oder Whiteboard anlegen und Räumen zuordnen. Zurück-Aktionen erhalten den aktuellen Standortfilter.

Raumauswahl-Logik in den Formularen für Durchführungen und Termine — die Auswahl filtert automatisch auf Räume, die:

• Kapazität ≥ capacity_max der Durchführung haben
• global oder der primären Kategorie der Durchführung zugeordnet sind
• alle von der Durchführung geforderten und für diesen Termin zusätzlich gewählten Ausstattungstypen bereitstellen

Das Terminformular zeigt, wie viele Räume wegen Kapazität oder Ausstattung ausgeschlossen wurden. Wenn kein Raum passt, kann der Termin zunächst ohne Raum gespeichert werden. Beim Speichern wird eine Auswahl erneut geprüft, damit veraltete Browserdaten die Anforderungen nicht umgehen.

Zeitkonflikte werden serverseitig beim Speichern des Termins geprüft. Sie blockieren das Speichern, sofern die Person den berechtigungsgebundenen Konflikt-Override nicht bewusst aktiviert (siehe override_conflict).

Globale Ressourcenverwaltung erfordert manage_resources_global auf Systemebene. Personen mit manage_resources_local erreichen denselben Plugin-Shell-Einstellungsbereich, dürfen aber nur Ressourcen ihrer zugewiesenen Kategorien anlegen und bearbeiten. Globale Ressourcen stehen ihnen schreibgeschützt zur Auswahl.

Erwartetes Ergebnis: saubere Raumzuweisungen ohne versehentliche Doppelbelegung.

Plattform-Administration: Trainer/innen verwalten

Eine/n Trainer/in einer Durchführung zuweisen: Wählen Sie im Formular der Durchführung → Feld Trainer/in → aus dem Pool. Die Trainerin oder der Trainer sieht die Durchführung sofort im eigenen Tab „Meine Zuweisungen".

Alternativ öffnen Sie die Durchführung für den Trainerpool (Trainer-Feld leer lassen und Im Trainer-Pool anbieten anhaken). Trainer/innen mit passenden Seminaren im Profil können sich dann über „Offene Anfragen" selbst eintragen.

Annahme-Ablauf für Trainer-Zuweisungen: In Stufe 1 (MVP) geht die Zuweisung beim Annehmen aus dem Pool direkt in den Status confirmed-trainer; die Seminarmanager/innen sehen das auf der Detailseite der Durchführung. In Stufe 2 können die Seminarmanager/innen eine explizite Freigabe von Trainer-Zuweisungen verlangen, bevor sie bestätigt werden.

Konflikterkennung: Das System blockiert das Speichern einer Trainer-Zuweisung, wenn die Trainerin oder der Trainer bereits einen bestätigten Termin im selben Zeitfenster hat. Eine Manager-Berechtigung kann bei Bedarf überschreiben (für legitime Ausnahmen).

Plattform-Administration: Teilnehmer- und Unterschriftenlisten exportieren

Was es macht: erzeugt druckbare und maschinenlesbare Teilnehmer- und Unterschriftenlisten — vor einem Termin für Unterschriftenlisten, nach einem Termin fürs Audit.

Teilnehmerliste: Von der Detailseite der Durchführung → „Teilnehmerliste exportieren" → Format wählen:

Unterschriftenliste: Gleiche Stelle → „Unterschriftenliste (PDF)" → PDF mit einer Unterschriftenspalte je Termin. Optionaler Logo-Platz für die Briefkopf-Nutzung.

Erwartetes Ergebnis: Dokument bereit für Druck oder Archiv.

Plattform-Administration: Dokumente aus Vorlagen erzeugen

Was es macht: erzeugt wiederkehrende Dokumente zu Durchführungen aus Vorlagen und Variablen der Durchführung: Einladungen, Teilnehmerlisten, Anwesenheitslisten, Unterschriftenbögen und kundenspezifische Office-Dokumente. Nutzen Sie es, wenn die Standard-Exporte für Teilnehmer- und Unterschriftenlisten nicht reichen, weil der Kunde ein gebrandetes Dokument, zusätzliche Felder, editierbare DOCX-Ausgabe oder eine Serienbrief-artige Stapelverarbeitung braucht.

1. Öffnen Sie eine Durchführung.
2. Öffnen Sie die Dokumentausgabe-Aktion (generate_document.php).
3. Wählen Sie Vorlage und Ausgabeformat.
4. Prüfen Sie die Vorschau mit einer teilnehmenden Person oder der ersten passenden Zeile.
5. Erzeugen Sie für bestätigte, Wartelisten- oder alle aktiven Teilnehmenden.
6. Laden Sie das erzeugte PDF-, DOCX- oder XLSX-Paket herunter.

Erwartetes Ergebnis: Die erzeugte Datei enthält nur freigegebene (allowlisted) Variablen der Durchführung und der Teilnehmenden, wird fürs Audit protokolliert und kann gedruckt, in Office weiterbearbeitet oder archiviert werden.

Plattform-Administration: Durchführungen importieren und massenhaft bearbeiten

Was es macht: erlaubt den Massenimport von Durchführungen aus einer Datei und Massenänderungen über Auswahlen hinweg — z. B. einen Jahreskatalog migrieren oder Räume über viele Durchführungen hinweg anpassen.

Massenimport von Durchführungen

1. Öffnen Sie /local/lernhive_seminarmanagement/booking_import.php.
2. Laden Sie die Spaltenvorlage herunter (CSV/XLSX).
3. Füllen Sie aus: title, topic (per Name oder ID), start, end, room, trainer, capacity, primary_category.
4. Hochladen → „Nur Testlauf", um Fehler je Zeile vorab zu sehen.
5. Wenn alles sauber ist, klicken Sie auf „Import ausführen".

Massenbearbeitung von Durchführungen

1. Gehen Sie zur Liste Durchführungen.
2. Filtern/suchen Sie die Zielmenge.
3. Haken Sie die betreffenden Zeilen an → Massenbearbeitung.
4. Wählen Sie das zu ändernde Feld (z. B. Raum, Trainer/in, Erinnerungsabstand).
5. Wenden Sie an.

Erwartetes Ergebnis: Die geplante Änderung wird atomar angewendet; Fehler werden je Zeile gemeldet.

Plattform-Administration: mit der Sammelbuchungs-Matrix massenhaft buchen

Was es macht: ein dreistufiger Assistent, um viele Nutzer/innen auf einmal in viele Durchführungen zu buchen, mit Vorschau-Matrix und finalem Audit-Log inklusive CSV-Export. Das ist etwas anderes als der CSV-getriebene Import oben — jener erzeugt neue Durchführungen aus einer Tabelle; hier wählen Sie bestehende LernHive-Nutzer/innen und bestehende Durchführungen und buchen sie in einem Raster aus Nutzer/in × Durchführung. Nutzen Sie es für das Onboarding einer globalen Gruppe über mehrere Seminare, das Massenbuchen einer Abteilung in Pflichtschulungen oder das Ausrollen eines jährlichen Schulungsplans.

1. Schritt 1 — /local/lernhive_seminarmanagement/bulk_booking.php — Mehrfachauswahl von Nutzer/innen und Durchführungen.
2. Schritt 2 — bulk_booking_preview.php — Vorschau-Matrix, einzelne Zellen abwählen, Konflikte und Kapazitätswarnungen ansehen.
3. Schritt 3 — bulk_booking_result.php — finales Aktionsergebnis mit Ausgang je Zelle (bestätigt / Warteliste / blockiert) und CSV-Export-Button für den Audit-Trail.

Dutzende Buchungen auf einmal auszulösen ist eine Operation mit hohem Wirkungsradius, daher steht sie hinter einer eigenen Berechtigung (bulk_book, standardmäßig nur Manager; Site-Administratoren können editingteacher in gescopten Kontexten berechtigen).

Erwartetes Ergebnis: Massen-Einschreibung mit klarem Audit je Zelle; Fehler sind isoliert und sichtbar.

Plattform-Administration: Genehmigungs-Workflows einrichten

Was es macht (Stufe 2): leitet Buchungen durch eine serielle Genehmigungskette, bevor sie wirksam werden.

Einrichtung je Seminar oder Durchführung:

1. Bearbeiten Sie ein Seminar oder eine Durchführung → „Freigabe erforderlich" anhaken.
2. Fügen Sie im Genehmigungsketten-Editor auf topic.php / booking.php eine Kette Genehmigender hinzu.
3. Speichern Sie.

Ketten-Resolver: Der Genehmigungsketten-Editor hat ein Resolver-Typ-Dropdown je Kettenschritt. Statt immer explizite Nutzer/innen zu wählen, können Sie Resolver-Quellen wählen:

Snapshot-Garantie: Reicht eine teilnehmende Person eine Buchung ein, wird die Kette frisch aufgelöst und ein Snapshot der genehmigenden Nutzer/innen am Genehmigungsschritt-Datensatz gespeichert. Spätere HR-Datenänderungen leiten eine bereits offene Genehmigung nicht um — audit-sicher. Neue Einreichungen lösen frisch gegen aktuelle Daten auf.

Teilnehmenden-Erlebnis: Nach dem Klick auf „Jetzt buchen" geht die Buchung in pending_approval. Jede genehmigende Person der Kette erhält einen täglichen Digest der offenen Punkte und arbeitet die „Freigabe-Queue" ab (siehe den Führungskraft-Ablauf oben). Bei finaler Genehmigung: Status confirmed, Bestätigungs-E-Mail mit .ical. Bei jeder Ablehnung: Status rejected, die teilnehmende Person wird mit Begründung benachrichtigt. Wird die Teilnahme storniert (durch die teilnehmende Person, das Seminarteam oder die Absage der ganzen Durchführung), schließen ihre offenen Freigabeschritte als „zurückgezogen" und verschwinden aus der Warteschlange; eine spätere Entscheidung wird abgelehnt. Eine erneute Buchung derselben Durchführung startet eine neue Freigaberunde (Entscheidung R7, 0.4.157).

Tipp: Der Genehmigungsstatus wird getrennt vom Buchungsstatus gespeichert, damit der Audit-Trail „nie genehmigt" von „genehmigt, später storniert" unterscheiden kann.

Plattform-Administration: ein Vor-Buchungsformular verlangen

Was es macht (Stufe 2): zeigt Teilnehmenden ein wiederverwendbares Bestätigungsformular, bevor ihre Buchung final wird (z. B. „Hiermit bestätige ich, dass ich befugt bin XYZ zu buchen") — für Autorisierungserklärungen, Datenschutz-Bestätigungen, Kompetenzerklärungen.

1. Öffnen Sie die Plugin-Startseite → „Bestätigungsvorlagen" (/local/lernhive_seminarmanagement/prebooking_forms.php) → „Neue Vorlage anlegen".
2. Erstellen Sie eine Vorlage: Name + Einleitungstext + Felder (statischer Textblock, Pflicht-Checkbox, Freitext).
3. Wählen Sie an einer Durchführung die Vorlage im Auswahlfeld „Vor-Buchungsformular"; „Keine" lässt das Gate aus.
4. Teilnehmende, die auf „Jetzt buchen" klicken, werden zuerst durch das Formular geleitet; die Buchung wird erst nach dem Absenden final.
5. Unter der Detailseite der Durchführung (Panel „Vor-Buchungsabgaben") sieht die Administration alle Abgaben und kann jede als PDF herunterladen (prebooking_download.php) — für das rechtliche Archiv.

Erwartetes Ergebnis: eine unveränderliche Abgabe je (Durchführung, Nutzer/in); Inhalte bleiben für die rechtliche Prüfung erhalten; das PDF ist jederzeit reproduzierbar.

Plattform-Administration: Seriennachrichten an Teilnehmende senden

Was es macht (Stufe 2): sendet einen Betreff/Text mit einem Klick an alle Teilnehmenden einer Durchführung, mit Audit-Timeline — für Terminänderungen, Raumwechsel, verpflichtende Vorablektüre und alles, was alle bestätigten (oder Wartelisten-, oder beide) Teilnehmenden einer konkreten Durchführung erreichen muss.

1. Nutzen Sie in der Liste der Durchführungen die Zeilenaktion „Seriennachricht senden" (booking_serial_mail.php).
2. Wählen Sie den Empfängerkreis: bestätigt / Warteliste / alle aktiven.
3. Verfassen Sie Betreff und HTML-Text, senden Sie.
4. Dieselbe Seite zeigt eine Timeline, wer wann was an wie viele gesendet hat — im UI nur Zähler, die Inhalte bleiben für die rechtliche Prüfung erhalten.

Erwartetes Ergebnis: Jeder Versand wird in local_lhsem_serial_mail_log mit Absender/in, Betreff, Empfängerkreis, Empfängerzahl und Zeitstempel protokolliert; die Zustellung nutzt den Message-Provider booking_confirmation wieder, sodass die Ausgabe-Präferenzen je Nutzer/in (E-Mail / Popup) respektiert werden.

Absender (Entscheidung P27, 0.4.161): Nachrichten, die das System auslöst – Erinnerungen, automatische Bestätigungen, Nachrücken, Digests –, kommen von der No-Reply-Adresse (oder der Absenderkennung des Akademie-Mailprofils). Nachrichten, die eine Person auslöst, kommen von dieser Person, Antworten gehen an sie: Seriennachrichten und einzelne Nachrichten des Seminarteams, das Stornieren der Buchung einer anderen Person und die Absage einer ganzen Durchführung. Wer selbst storniert, erhält die Bestätigung von der No-Reply-Adresse.

Weitere Nachrichten von der handelnden Person (Entscheidung R25, 0.4.168): Auch diese Nachrichten kommen jetzt von der Person, die sie auslöst, Antworten gehen an sie:

• Zuweisung als Trainer/in oder Kursmanager/in: die zuweisende Person (im Assistenten die Person, die den Termin speichert)
• Buchung für andere, auch Sammelbuchung und Umwandlung einer Bedarfsanmeldung: die buchende Person, für die Bestätigung und für den Wartelisten-Hinweis
• manuelles Nachrücken: die Person, die nachrücken lässt
• Ergebnis einer Freigabe: die Person, die zuletzt entschieden hat

Weiter von der No-Reply-Adresse kommen: die eigene Buchung, das automatische Nachrücken nach einer Stornierung, Erinnerungen und andere geplante Nachrichten sowie die Gastbuchung.

Plattform-Administration: Pflichtschulungen verwalten

Was es macht (Stufe 2): markiert eine Durchführung als verpflichtend für eine definierte Zielgruppe mit Frist.

1. Bearbeiten Sie eine Durchführung → „Pflichtschulung" anhaken.
2. Setzen Sie die „Zielgruppe der Pflichtschulung" (globale Gruppe, Gruppe oder explizite Nutzerliste) und die „Frist zur Erfüllung".
3. Speichern Sie.

Die Zielgruppe wird bei Zuweisung benachrichtigt. Automatische Erinnerungen feuern bei T-30, T-7 und T-1 vor der Frist. Administratoren sehen Erfüllungs-KPIs („X von Y erledigt") auf der Detailseite der Durchführung; Lernende sehen ein Badge „Pflichtschulung bis [Datum]" in „Meine Seminare".

Plattform-Administration: Hotelbedarf verwalten

Was es macht (Stufe 2): verfolgt Hotelbedarf für mehrtägige Durchführungen. Teilnehmende erfassen ihren Bedarf nach der Buchung (siehe den Ablauf für Teilnehmende); die Administration plant die Hotelkapazität aus den Antworten.

1. Öffnen Sie die Hotelbedarf-Ansicht der Durchführung von deren Detailseite: Hotelbedarf → /local/lernhive_seminarmanagement/hotel_needs.php?id=<n>.
2. Prüfen Sie:
   • Summenzähler je Bedarfstyp
   • alle LernHive-Nutzer-Teilnahmen inklusive unbeantworteter Zeilen
   • direkte Bearbeitungslinks je Zeile
3. Exportieren Sie CSV/PDF für die externe Hotelkoordination.

Plattform-Administration: Bedarfsanmeldungen erfassen und umwandeln

Was es macht: erfasst und verwaltet „Interesse an einem Thema, das noch keine geplante Durchführung hat". Teilnehmende bekunden Interesse; die Administration beobachtet den Zähler; ist die Schwelle erreicht, kann die Anfrage in eine echte Durchführung umgewandelt werden, die die aktiven Interessierten automatisch in Teilnahmen überführt.

1. Öffnen Sie „Bedarfsanfragen" — Listenansicht unter /local/lernhive_seminarmanagement/demand_requests.php.
2. Klicken Sie auf „Bedarfsanfrage hinzufügen" oder bearbeiten Sie eine — das Bearbeitungsformular liegt unter demand_request.php (Titel, Beschreibung, primäre Kategorie, optionale Verknüpfung mit einem Seminar, Schwellenwert). Nach dem Speichern erscheint die Anfrage sofort im Teilnehmenden-Katalog unter dem Tab „Auf Anfrage".
3. Ist die Schwelle erreicht, hebt der tägliche Digest für Seminarmanager/innen die Anfrage hervor — öffnen Sie sie und klicken Sie auf „In Durchführung umwandeln" → demand_convert.php führt die Umwandlung in einer einzigen Transaktion durch:
   • legt eine neue Durchführung an (übernimmt die Standardwerte des Seminars, falls verknüpft)
   • überführt aktive Interessierte in Teilnahmen
   • benachrichtigt die überführten Nutzer/innen

Erwartetes Ergebnis: Bedarf wird vor der Terminierung erfasst, die Umwandlung ist ein Klick und audit-sauber, Interessierte werden an der Schwelle und bei der Umwandlung benachrichtigt.

Plattform-Administration: Katalog-Kacheln kuratieren

Was es macht: konfigurierbare visuelle Kacheln (Bild + Label + Filter- oder URL-Link), die über dem Katalog-Suchfeld erscheinen, damit Lernende ohne Tippen in vorgefilterten Ansichten landen — heben Sie Saisonprogramme, Pflichtschulungs-Zielgruppen oder beliebte Themen auf der Katalog-Startseite hervor.

1. Öffnen Sie die CRUD-Liste unter /local/lernhive_seminarmanagement/catalog_tiles.php.
2. Klicken Sie auf „Such-Kachel anlegen" → Bearbeitungsformular unter catalog_tile.php — setzen Sie Label, Sortierung, Bild (Dateimanager) und Ziel (Filter-Voreinstellung oder externe URL).
3. Speichern Sie — die Kachel erscheint sofort über den Katalog-Suchfiltern.

Erwartetes Ergebnis: Lernende finden schneller in die richtige Ecke des Katalogs; die Administration lenkt Nachfrage auf strategische Angebote.

Plattform-Administration: Aufgaben an Trainer/innen delegieren

Was es macht: delegiert operative Aufgaben einer Durchführung an Trainer/innen, mit Statusverfolgung und Erledigungs-Benachrichtigungen.

1. Öffnen Sie eine Durchführung, klicken Sie auf „Delegierte Aufgaben" (booking_tasks.php).
2. Klicken Sie auf „Aufgabe delegieren".
3. Wählen Sie einen Aufgabentyp aus dem Katalog (z. B. „Beschreibung ergänzen", „Material hochladen"); Site-Administratoren kuratieren den Katalog unter Website-Administration → Plugins → Delegierbare Aufgabentypen.
4. Wählen Sie optional eine/n konkrete/n Trainer/in dieser Durchführung (Standard: alle aktiven Trainer/innen), setzen Sie ein Fälligkeitsdatum und schreiben Sie kurze Anweisungen.
5. Die Trainerin oder der Trainer sieht die Aufgabe im Tab „Aufgaben" der Trainer-Perspektive.
6. Sobald die Aufgabe als erledigt markiert ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung (standardmäßig Popup + E-Mail) und die Aufgabe wechselt in den Status „Abgeschlossen".

Plattform-Administration: Arbeitsplan als Seminarmanager/in steuern

Ausgelieferte Arbeitsoberfläche: Jede Durchführung hat genau eine verantwortliche Person (Seminarmanager/in). Wählt eine berechtigte anlegende Person niemand anderen aus, übernimmt sie diese Verantwortung automatisch. Die Zuordnung dokumentiert Verantwortung; sie vergibt keine zusätzlichen Moodle-Berechtigungen. Das versionierte Workflow-Fundament und der Snapshot nach Scope-Priorität sind hinter der Service-Grenze implementiert. Lebenszyklusabhängige Aufgaben, „To-dos", die Checkliste der Durchführung und Dashboard-Zähler sind verfügbar. Eine interaktive Vorlagenpflege und Delegationssteuerung ist in dieser Oberfläche noch nicht freigeschaltet.

1. Legen Sie eine Durchführung an oder bearbeiten Sie sie und wählen Sie im Feld Seminarmanager/in die verantwortliche Person. Personen außerhalb des Kategorie-Scopes sind nicht wählbar.
2. Die konfigurierte Arbeitsplan-Bindung wird aus System, Kategorie, Seminar oder dieser Durchführung aufgelöst. Die spezifischste konfigurierte Bindung gewinnt und wird an der Durchführung festgeschrieben.
3. Öffnen Sie „To-dos" für überfällige, heutige, diese Woche fällige, spätere, delegierte und kürzlich erledigte Arbeit aller Durchführungen. Ältere Abschlüsse bleiben im Arbeitsplan der Durchführung sichtbar.
4. Öffnen Sie an der Durchführung den „Arbeitsplan" mit Vorbereitung, Veröffentlichung, Durchführung, Nachbereitung und Absage.
5. Nutzen Sie „Aktion öffnen", wenn die Aufgabe ein kanonisches Ziel hat. Zustandsgebundene Arbeit wie „Trainer/in zuweisen" hat kein eigenes Erledigt-Kästchen und folgt ausschließlich den echten Seminardaten.
6. Verknüpfte Trainerausführung führt auf die bestehende Traineraufgabe. Programmgesteuerte Delegation erscheint unter „Wartet auf andere"; interaktive Delegations- und Rückrufaktionen bleiben geplant.

Zustandsgebundene Aufgaben werden automatisch erledigt und können wieder geöffnet werden. Wird eine bestätigte Trainerzuweisung aufgehoben, ist „Trainer/in zuweisen" erneut offen und der Verlauf erklärt den Grund.

Standardablauf

• Bei Anlage wird die gewählte Version des Arbeitsplans instanziiert.
• Trainerzuweisung, gültige Termine/Räume und Veröffentlichung erledigen die zugehörige Arbeit.
• Mit der Durchführung werden Anwesenheits- und Nachbereitungsaufgaben aktiv.
• Der Abschluss verlangt gelöste Pflichtaufgaben oder eine berechtigte, nachvollziehbar dokumentierte Ausnahme.

Trainer/in sagt ab

• „Trainer/in zuweisen" wird wieder geöffnet.
• Offene Arbeit dieser Person geht an die verantwortliche Person (Seminarmanager/in) zurück oder verlangt eine bewusste Neuzuweisung.
• Erledigte Arbeit und die tatsächlich ausführende Person bleiben im Verlauf.

Termin wird verschoben

• Nicht überschriebene relative Fälligkeiten werden neu berechnet; manuelle Overrides bleiben bestehen.
• Bedingte Arbeit informiert Trainer/innen und Teilnehmende und prüft Raum, Catering, Hotel oder externe Leistungen erneut.
• Die ursprüngliche Einladung bleibt erledigt; die Terminänderung erzeugt eine neue Kommunikationsaufgabe.

Durchführung wird abgesagt

Eine Absage läuft über eine Vorschau der Auswirkungen (siehe Plattform-Administration: Durchführung absagen). Erledigte Arbeit bleibt im Verlauf. Offene Arbeit wird „Entfallen", begonnene „Abgebrochen" und Trainer-Delegationen „Zurückgezogen". Bedingte Aufgaben der Absage-Phase werden fällig.

Eine verknüpfte Ersatz-Durchführung mit frischem Arbeitsplan ist noch geplant ; legen Sie die neue Durchführung bis dahin selbst an. Teilnehmende werden nie stillschweigend umgebucht. Ein Wechsel der verantwortlichen Person (Seminarmanager/in) überträgt offene, nicht delegierte Aufgaben; bestehende Delegationen bleiben und die neue verantwortliche Person übernimmt ihre Aufsicht.

Plattform-Administration: Durchführung absagen

Was es macht (0.4.156): sagt eine Durchführung für alle ab. Vor dem Bestätigen zeigt eine Vorschau je Durchführung, wie viele Teilnahmen betroffen sind (nach Status), wie viele Wartelistenplätze, wie viele bezahlte und offene Zahlungen und wie viele Personen die Absage-Mail erhalten.

1. Öffnen Sie die Durchführung (booking.php) und klicken Sie auf „Durchführung absagen", oder markieren Sie in der Liste mehrere Durchführungen und wählen Sie „Status setzen: Storniert".
2. Prüfen Sie die Vorschau auf cancel_run.php.
3. Wählen Sie einen Absagegrund oder beschreiben Sie ihn (Pflicht) und klicken Sie auf „… Durchführung(en) absagen".

Erwartetes Ergebnis:

• bestätigte Teilnahmen, offene Freigaben und Wartelistenplätze werden „Storniert"; es fallen keine Stornogebühren an, die Stornofristen der Teilnehmenden gelten nicht; die Warteliste wird geleert
• es wird nichts automatisch erstattet: bezahlte und offene Zahlungen werden in der Zahlungsübersicht mit „Erstattung prüfen" markiert
• die Termine verschwinden aus den Kalendern, Erinnerungen enden
• alle Betroffenen erhalten die Absage-Mail mit einer Kalender-Absage (iCalendar METHOD:CANCEL, derselbe Eintrag wie in der Einladung); Gastteilnehmer/innen ohne Konto erhalten sie per E-Mail. Nutzer/innen können die Nachricht „Seminardurchführung abgesagt" in ihren Benachrichtigungseinstellungen abschalten, Administrator/innen in den Mail-Vorlagen für die ganze Website
• eine zweite Absage ändert nichts und versendet nichts; eine abgesagte Durchführung lässt sich nicht wieder öffnen

Offene Freigabeschritte der stornierten Teilnahmen werden als „zurückgezogen" geschlossen und verschwinden aus der Freigabe-Warteschlange (Entscheidung R7, 0.4.157).

Erforderliche Berechtigung: Koordination der Kategorie der Durchführung (:coordinate).

Plattform-Administration: Seminarpreise und Zahlungsmethoden festlegen

Was es macht (Stufe 3): hängt einen strukturierten Preis an eine Durchführung und entscheidet, ob und wie Teilnehmende zahlen. Lernende sehen den Preis auf der Katalogkarte und der Seminar-Detailseite — mit dem Hinweis „zahlungspflichtig", wann immer tatsächlich eine Zahlung erforderlich ist. Nutzen Sie es für bezahlte Seminare: offene Seminare mit Teilnahmegebühren oder extern abgerechnete Schulungen, bei denen das Seminar den Preis zeigt, aber eine Rechnung oder ein externes System kassiert.

1. Öffnen Sie das Formular der Durchführung (booking.php) → „Preis anzeigen" (priced) anhaken.
2. Geben Sie den Betrag als Dezimalzahl ein (Komma oder Punkt, z. B. 149,90) — serverseitig wird in Cent gespeichert, negative oder fehlerhafte Werte werden abgewiesen.
3. Wählen Sie die Währung im Auswahlfeld (EUR / CHF / GBP / USD; Standard EUR).
4. Haken Sie „Zahlung erforderlich" an, wenn die Buchung nicht vor der Zahlung bestätigt werden darf — Teilnahmen bleiben dann in pending_payment.
5. Wählen Sie die Zahlungsmethode, die erscheint, sobald Zahlung erforderlich ist: Manuelle Rechnung (die Administration markiert in der Zahlungsstatus-Konsole als bezahlt), Online-Zahlung (…) je aktiviertem Moodle-Zahlungsgateway oder Externes System (Webhook) für Dritt-Abrechnung.
6. Speichern Sie — die Preiszeile erscheint für Lernende; ohne „Zahlung erforderlich" ist der Preis rein informativ.

Erwartetes Ergebnis: Lernende sehen 149,90 EUR (plus · zahlungspflichtig, wenn Zahlung erforderlich ist) auf Karten und in der Faktenliste der Detailseite; die gewählte Zahlungsmethode leitet die Teilnahme durch die passende Zahlungsquelle.

Erforderliche Berechtigung: Bearbeiten des Formulars der Durchführung (:coordinate auf der Kategorie); Zahlungen markieren braucht :mark_paid.

Plattform-Administration: Zahlungen abgleichen

Was es macht (Stufe 3): Die Zahlungsstatus-Konsole ist eine Teilnahmeliste je Durchführung mit Zahlungsstatus und Aktionen je Zeile. Nutzen Sie sie, nachdem Rechnungen verschickt wurden, um eingegangene Zahlungen zu erfassen, Gebühren in Sonderfällen zu erlassen oder Erstattungen bei Stornierungen abzuwickeln.

1. Öffnen Sie eine Durchführung mit payment_required=1 → auf booking.php erscheint die Aktionsbox „Zahlungen verwalten"; klicken Sie darauf.
2. Sie landen auf /local/lernhive_seminarmanagement/payment_state.php?bookingid=<n> — jede Teilnahmezeile zeigt den aktuellen Zahlungsstatus.
3. Zeilenaktionen laufen über payment_action.php:
   • „Als bezahlt markieren" — eine eingegangene Zahlung mit Referenz + Datum erfassen
   • „Erlassen" — die Gebühr mit Pflichtbegründung erlassen
   • „Erstatten" — einen bereits gezahlten Betrag mit Pflichtbegründung erstatten
4. Die Digest-Zähler je Durchführung im Dashboard-Abschnitt „Handlungsbedarf" aktualisieren sich nach dem Speichern.

Nach der Absage einer Durchführung tragen ihre bezahlten und offenen Zahlungen die Markierung „Erstattung prüfen". Die Arbeitsliste „Offene Zahlungen" führt solche Durchführungen mit der Zahl der Prüfungen. „Erstatten" Sie einen bezahlten Betrag oder „Erlassen" Sie eine offene Forderung, um die Prüfung abzuschließen. Wird nichts erstattet, klicken Sie auf „Keine Erstattung": Die Zahlung behält ihren Status, das Audit-Log hält fest, wer die Prüfung wann abgeschlossen hat, und die Markierung verschwindet (Entscheidung R8, 0.4.158).

Erwartetes Ergebnis: Die Zahlungsrealität wird neben dem Buchungsstatus verfolgt; das Audit-Log erfasst, wer wann und warum gehandelt hat; der Dashboard-Zähler für offene Zahlungen sinkt.

Erforderliche Berechtigung: local/lernhive_seminarmanagement:mark_paid (Manager, editingteacher, Seminarmanager/in).

Plattform-Administration: Reisekostenabrechnungen entscheiden

Was es macht (Stufe 3): eine Warteschlange eingereichter Reisekostenabrechnungen für die eigenen Durchführungen, mit einem Entscheidungsformular mit drei Aktionen je Antrag. Nutzen Sie sie, nachdem eine Durchführung stattgefunden hat und Teilnehmende ihre Anträge eingereicht haben; entscheiden Sie die Anträge vor dem DATEV-Export.

1. Auf bookings.php öffnet die Zeilenaktion „Reisekosten verwalten" (oder direkt: /local/lernhive_seminarmanagement/expense_approvals.php?bookingid=<n>) die Warteschlange mit Scope auf diese Durchführung; ohne ?bookingid= umfasst die Warteschlange alle eigenen Durchführungen.
2. Klicken Sie auf einen Antrag → expense_decide.php zeigt das Antragsformular mit den drei Aktionen:
   • „Genehmigen" — finalisiert den Antrag und überführt ihn in den DATEV-fähigen Zustand
   • „Ablehnen" — beendet den Workflow mit Pflichtbegründung
   • „Überarbeitung anfordern" — versetzt den Antrag in needs_revision, damit die teilnehmende Person ihn bearbeiten und erneut einreichen kann

Erwartetes Ergebnis: Anträge verlassen die Warteschlange mit klarem Audit-Trail; Überarbeitungen laufen im Kreis, ohne dass neu eingereicht werden muss.

Plattform-Administration: den DATEV-Export ausführen

Was es macht (Stufe 3): erzeugt ein DATEV-kompatibles CSV der genehmigten Reisekostenabrechnungen eines gewählten Zeitraums, mit Vorschau, Erzeugen-Button und einer Tabelle der letzten Läufe zum erneuten Download. Führen Sie ihn zum Monats-/Quartalsende aus, um die Datei an die Buchhaltung zu übergeben.

1. Öffnen Sie /local/lernhive_seminarmanagement/expense_export.php.
2. Wählen Sie einen Zeitraum und prüfen Sie die Vorschau der passenden Anträge.
3. Klicken Sie auf „DATEV-CSV erzeugen" — der Lauf wird protokolliert und die Datei heruntergeladen.
4. Die Tabelle „Letzte Export-Stapel" unten erlaubt den erneuten Download einer früher erzeugten Datei — für einen sauberen Audit-Trail.

Einrichtung: Ein/e Site-Administrator/in konfiguriert zuerst die vier DATEV-Einstellungen auf der Plugin-Admin-Seite — siehe „Relevante Einstellungen".

Erwartetes Ergebnis: ein sauberes CSV, das ohne manuelle Nacharbeit in DATEV importiert werden kann; jeder Lauf hat einen reproduzierbaren erneuten Download.

Plattform-Administration: Erinnerungen und Digest für Seminarmanager/innen einstellen

Alle Benachrichtigungen laufen über LernHives Benachrichtigungsoberfläche (unter der Haube die Moodle Message API). Nutzer/innen steuern ihre Kanal-Präferenzen (E-Mail, Popup, mobil falls installiert) in ihren persönlichen Mitteilungseinstellungen.

Trigger-Übersicht (MVP)

Für „Maximale Teilnehmerzahl erreicht“ und „Mindestbelegung unterschritten“ gibt es keine Standard-Empfänger: Diese Meldungen gehen nur über einen konfigurierten Benachrichtigungs-Workflow hinaus.

Feedback nach dem Seminar: Legen Sie einen aktivierten Workflow mit dem Trigger after_last_slot, dem Provider feedback_request und dem Empfängerkreis feedback_qualified an. Der tägliche Workflow sendet den Link zum verknüpften Moodle-Feedback nur an bestätigte Teilnehmende, die die Anwesenheitsschwelle der Durchführung erfüllen. Bereits abgegebene Antworten werden übersprungen; ein wiederholter Task-Lauf versendet keine Dublette.

Erinnerungs-Konfiguration je Seminar: Setzen Sie am Seminar (oder als Override der Durchführung) bis zu zwei Erinnerungsabstände. Beispiel: 7 Tage vorher und 1 Tag vorher. Der geplante Task send_reminders läuft täglich und versendet fällige Erinnerungen (dedupliziert je Teilnehmer/in und Durchführung).

Digest für Seminarmanager/innen: Statt je „wartet auf Freigabe"-Ereignis eine E-Mail zu erhalten, bekommen Seminarmanager/innen einen einzigen täglichen Digest: „Es liegen N Seminarbuchungen zur Prüfung vor." Das ist eine bewusste Produktentscheidung, keine Konfigurationsoption.

Administratoren können Benachrichtigungsvorlagen je Seminar oder je Durchführung überschreiben (Stufe 2). Die globale Vorlage — verwaltet von der Site-Administration — ist der Fallback.

Plattform-Administration: Nachweisstatus für Zertifikate überwachen

Was es macht (Stufe 2): Ist local_lernhive_certify installiert und eine externe Zertifizierung der Durchführung zugeordnet (per idnumber = seminar:{bookingid}), sendet das Plugin automatisch ein seminar_attendance_proof_available-Event, wenn:

1. die Durchführung als executed markiert ist und
2. die Anwesenheit der teilnehmenden Person über alle Termine zu present aggregiert.

Der Bereich Zertifikate übernimmt dann:

• die Zuordnung der Zertifizierung per idnumber
• Vorlagenauswahl, Anlage der Gültigkeitsperiode, PDF-Rendering, Versand, CC-Empfänger und Archiv

Seminarmanagement zeigt einen schreibgeschützten Nachweisstatus/-link auf der Detailseite der Durchführung für Administratoren und in „Meine Seminare" für Teilnehmende. Es erzeugt oder speichert selbst keine Zertifikatsdokumente. Zertifikatsvorlagen, PDFs, Versand und Archive werden im Bereich Zertifikate verwaltet, nicht im Seminarmanagement.

Site-Administrator (eLeDia): die Ersteinrichtung abschließen

Erledigen Sie diese Schritte einmalig und in dieser Reihenfolge, bevor Sie das Plugin für Nutzer/innen öffnen.

1. Globale Plugin-Einstellungen — navigieren Sie zu Website-Administration → Plugins → Lokale Plugins → LernHive Seminarmanagement (/admin/settings.php?section=local_lernhive_seminarmanagement) und arbeiten Sie die Tabelle unter „Relevante Einstellungen" unten durch.
2. Globale Benachrichtigungsvorlagen — siehe den nächsten Ablauf.
3. Ressourcen-Hierarchie — bauen Sie das Gebäude-/Raum-/Ausstattungs-Verzeichnis auf (oder delegieren Sie an die Plattform-Administration; siehe den Ressourcen-Ablauf oben). Globale, für alle Seminarmanager/innen sichtbare Ressourcen erfordern manage_resources_global.
4. Trainerprofile (optionale Vorbefüllung) — siehe „Plattform-Administration: Trainer/innen verwalten".
5. Rollenzuweisung — weisen Sie die Rolle Seminarmanager/in für die Delegation je Kategorie zu (siehe „Für wen ist es").
6. DATEV-Einstellungen (Stufe 3, einmalig) — konfigurieren Sie die vier DATEV-Einstellungen auf der Plugin-Admin-Seite:
   • SKR03 Konto (Standard-Kontenrahmen)
   • SKR04 Konto (alternativer Kontenrahmen)
   • Berater-Nr (DATEV-Beraternummer)
   • Mandanten-Nr (DATEV-Mandantennummer)

Portal-Oberfläche (optional, Stufe 3+, wenn der Kunde local_customerportal nutzt): Das Seminar-Plugin erscheint im Kundenportal-Katalog mit einem Overlay, das Installiert / Nicht installiert, die installierte Version, die Kompatibilität mit der aktuellen LernHive-Version, ein Upgrade-erforderlich-Banner, falls sich Buchungsmodell oder Berechtigungsliste geändert haben und die Kundeninstallation zurückliegt, sowie einen CTA Erweiterung anfragen zeigt (z. B. „Stufe-2-Funktionen aktivieren").

Site-Administrator (eLeDia): globale Benachrichtigungsvorlagen verwalten

Navigieren Sie zu /local/lernhive_seminarmanagement/notification_templates.php (erfordert configure_templates — nur Site-Administration).

Prüfen und passen Sie für jeden Trigger die Standardvorlage an:

Vorlagen unterstützen diese Platzhalter:

Die Plattform-Administration kann Vorlagen je Seminar oder je Durchführung überschreiben (Stufe 2). Die globale Vorlage ist der Fallback.

Site-Administrator (eLeDia): delegierbare Aufgabentypen kuratieren

Der Katalog der Aufgabentypen, die die Plattform-Administration an Trainer/innen delegieren können, wird site-weit unter Website-Administration → Plugins → Delegierbare Aufgabentypen kuratiert (task_types.php, erfordert manage_task_types). Legen Sie hier Aufgabentypen an, benennen Sie sie um oder legen Sie sie still; Administratoren wählen beim Delegieren aus dieser Liste.

Relevante Einstellungen

Navigieren Sie zu Website-Administration → Plugins → Lokale Plugins → LernHive Seminarmanagement (/admin/settings.php?section=local_lernhive_seminarmanagement).

Grenzen

• Academy-/Kurskategorie-spezifische Vererbung von Mail-Layout, From und Reply-To ist für Benachrichtigungen verfügbar. Die Auflösung verwendet ausschließlich die primäre Kategorie der Durchführung; zusätzliche Sichtbarkeitskategorien wählen niemals Marke oder Absender.

Was das Plugin nicht tut und was Nutzer/innen nicht sehen:

• Interne Plugin-Logs und Audit-Tabellen sind für Endnutzer/innen nicht sichtbar (nur koordinationsseitige Ansichten zeigen sie).
• Administratoren sehen keine Durchführungen anderer Seminarmanager/innen außerhalb ihres Kategorie-Scopes.
• Site-globale Benachrichtigungsvorlagen sind unterhalb der Site-Administration nicht editierbar.
• Nutzer/innen sehen keine Gast-Teilnahme-Datensätze anderer (außer sie besitzen den Gast-Datensatz).
• Interne Trainerprofil-Notizen, die nur für Seminarmanager/innen gedacht sind, bleiben vor Teilnehmenden verborgen.
• Trainer-Stundensätze sind informativ (nur Planung); es gibt in Stufe 1 keine Zahlungslogik für Trainer/innen.
• Die Überschneidungserkennung bei der Selbstbuchung von Lernenden ist eine weiche Warnung, keine Sperre.
• Eine automatische Gast-Historien-Verknüpfung beim SSO-Login gibt es in Stufe 1 nicht — Gäste müssen den E-Mail-verifizierten Übernahme-Link nutzen.
• Stufe-2-Funktionen (Genehmigungen, Vor-Buchungsformulare, Pflichtschulungen, Hotelbedarf, Seriennachrichten, Anbindung an den Bereich Zertifikate) und Stufe-3-Funktionen (Preise, Zahlungen, Reisekosten, DATEV) sind nur auf Installationen verfügbar, die die jeweilige Stufe aktiviert haben.
• Zertifikatserzeugung, -versand und -archiv liegen im Bereich Zertifikate — Seminarmanagement sendet nur den Anwesenheitsnachweis und zeigt einen schreibgeschützten Status.

Fehlerbehebung

Ein Administrator sieht die Verwaltungswerkzeuge nicht

Prüfen Sie, ob die Person die Berechtigung local/lernhive_seminarmanagement:coordinate in der betreffenden Kurskategorie hat. Weisen Sie die Rolle Seminarmanager/in im Kategoriekontext zu oder lassen Sie einen Manager sie hinzufügen. Den alten Tab „Verwaltung" gibt es nicht mehr; die Verwaltungswerkzeuge liegen jetzt auf dem Dashboard und hinter dem Einstellungs-Zahnrad.

Eine Durchführung erscheint nicht im Teilnehmenden-Katalog

Prüfen Sie alles Folgende:

1. Der Status ist bookable (nicht planned oder executed).
2. Die teilnehmende Person hat local/lernhive_seminarmanagement:view in der primären Kategorie der Durchführung (oder einer ihrer erweiterten Kategorien).
3. Die Daten buchbar von / bis der Durchführung (falls gesetzt) schließen heute ein.
4. Verlangt die Durchführung eine Gruppenmitgliedschaft, ist die Person in dieser Gruppe.

Ein Raum erscheint als belegt, obwohl der Termin in einem anderen Gebäude liegt

Die Konflikterkennung ist terminzeitbasiert, nicht gebäudebasiert. Zwei Termine, die denselben Raum zur selben Zeit nutzen, kollidieren unabhängig vom Gebäude. Prüfen Sie, ob versehentlich derselbe Raum-Datensatz beiden Terminen zugewiesen wurde.

Die Bestätigungs-E-Mail enthält keine .ical-Datei

Das .ical wird von der Nachrichtenvorlage booking_confirmed angehängt. Prüfen Sie, ob die globale Vorlage (oder der Override der Durchführung) {ical_attached} im Text enthält. Fehlt der Platzhalter, wird die Datei nicht beigelegt.

Das Kalenderereignis einer teilnehmenden Person aktualisiert sich nach einer Terminverschiebung nicht

Das Plattform-Kalenderereignis aktualisiert sich bei Terminverschiebung nur, wenn die Plattform-Kalenderintegration in den Plugin-Einstellungen aktiviert ist. Der .ical-Abonnement-Feed aktualisiert sich unabhängig von dieser Einstellung immer.

Der Massenimport meldet Fehler in jeder Zeile

Häufigste Ursache ist ein nicht übereinstimmender Kategoriename. Das Importfeld primary_category muss exakt der idnumber der Ziel-Kurskategorie entsprechen (nicht dem Anzeigenamen). Laden Sie die Vorlage erneut herunter und prüfen Sie den Spaltenkopf auf das erwartete Format.

Die historischen Buchungen eines Gasts erscheinen nach der Registrierung nicht

Der Übernahme-Ablauf ist E-Mail-verifiziert. Der Gast muss den Link aus der ursprünglichen Bestätigungs-E-Mail anklicken (oder ein neues Übernahme-Token bei den Seminarmanager/innen anfordern) und sicherstellen, dass die E-Mail-Adresse übereinstimmt. Eine automatische Verknüpfung beim SSO-Login gibt es in Stufe 1 nicht.

Anhang: Seiten- und URL-Verzeichnis

Alle Controller liegen im Plugin-Root (local/lernhive_seminarmanagement/). Es gibt keine Unterverzeichnisse trainer/ oder coordinator/ — jede Seite ist auf oberster Ebene erreichbar.

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